Stavy

Stav je pojmenovaná fáze životního cyklu záznamu — objednávky, příjemky, zásilky nebo i jednotlivé položky dokladu. Stavy patří vždy jednomu workflow a záznam se mezi nimi posouvá změnami stavu.

O funkci

Stav říká uživateli i systému, ve které fázi zpracování se záznam právě nachází (např. Nová, Probíhá, Uzavřená). Každý stav nese tři údaje:

• Název — text, který uživatelé vidí u záznamu; překládá se do jazyků systému tlačítkem Upravit překlady v editoru stavu.
• Kód — identifikátor stavu, jedinečný v rámci svého workflow.
• Kategorie stavu — systémové zařazení stavu; podle něj systém pozná, jak se záznamem v daném stavu zacházet (viz Kategorie stavů).

Název je pro lidi, kategorie pro systém: dva stavy s různými názvy (Předáno dopravci, Předáno na pobočku) mohou patřit do stejné kategorie a systém je pak bere stejně.

Cesta v administraci

Nastavení > Dokumenty > Workflow > Stavy

Kategorie stavů

Kategorie nejsou jeden společný číselník. Každý typ záznamu (cílový objekt workflow) nabízí ve výběru Kategorie stavu jen svou sadu kategorií a jejich názvy se řídí rodem záznamu (Otevřená objednávka, Otevřený převod):

Kategorie	Nabízí se u
Otevřená	všech typů záznamů
Probíhá zpracování	všech kromě poptávky a svozu
Vyhodnocení	dodacího listu, inventury, vratky a reklamace
Expedice	objednávky
Čeká na schválení	objednávky
Příprava	poptávky
Odeslaná	zásilky a balíku zásilky
Uzavřená	všech typů záznamů (u svozu se jmenuje Odeslaný)
Zrušená	všech kromě balíku zásilky a svozu

Položka dokladu má vlastní, odlišnou sadu kategorií — viz Stavy položek dokladu.

Co kategorie v systému ovlivňuje:

• Úpravy dokladu. U většiny typů dokladů lze doklad v administraci upravovat jen tehdy, když je jeho stav v kategorii Otevřená. Poptávku lze se zapnutými stavy položek upravovat i v kategorii Příprava, aby šlo nabídnout alternativy.
• Konec životního cyklu. Stav v kategorii Uzavřená nebo Zrušená znamená, že je doklad vyřízený. Položky takového dokladu už stav nemění.
• Barva a filtrování. Barevný indikátor v prvním sloupci výpisů odpovídá kategorii stavu a podle kategorie lze filtrovat seznamy záznamů — viz Stavy záznamů v administraci.

Výpis stavů

Výpis ukazuje stavy všech workflow. Sloupce:

• Název — odkaz do editoru stavu.
• Workflow — workflow, do kterého stav patří; kdo smí workflow upravovat, má název jako odkaz do editoru workflow.
• Kategorie stavu — název kategorie jako štítek v barvě kategorie.
• Kód a # (číslo záznamu).
• Akce — tužkou otevřete editor stavu, v rozbalovací nabídce vedle ní je Smazat.

Podle všech sloupců kromě Akce lze výpis řadit. Stavy hledáte polem Vyhledat..., tlačítkem Zobrazit filtraci je zúžíte na jedno workflow nebo na jednu kategorii stavu. Filtr kategorie vybere stavy této kategorie ve všech workflow najednou — například všechny stavy v kategorii Zrušená, ať patří objednávkám, nebo inventurám.

Nový stav založíte rozbalovacím tlačítkem Nový stav: nejprve v něm vyberete workflow, do kterého má stav patřit. Stavy označené zaškrtnutím smažete v nabídce Akce položkou Smazat vybrané.

Výpis stavů — název, workflow, kategorie stavu jako barevný štítek a kód; vpravo nahoře nabídka Akce a rozbalovací tlačítko Nový stav.

Smazání stavu odstraní i jeho přechody

Se stavem se z workflow odstraní i všechny změny stavu, které do něj vedou nebo z něj vycházejí. Výjimkou je změna stavu s několika výchozími stavy: ta jen přijde o mazaný stav a dál vede z ostatních. Před smazáním si proto ověřte, že na těchto přechodech nevisí akce nebo kontroly, o které nechcete přijít.

Založení a úprava stavu

V horní liště editoru jsou akce Uložit, Uložit a zavřít a Zavřít. Editor má dvě záložky:

Záložka Podrobnosti: pole Název, Kód a Kategorie stavu; vpravo tlačítko Upravit překlady pro jazykové verze názvu.

• Název (povinné) — zobrazovaný název stavu.
• Kód (povinné) — smí obsahovat jen písmena, číslice, podtržítko a pomlčku, například ceka-na-platbu; v rámci workflow musí být jedinečný.
• Kategorie stavu (povinné) — výběr z kategorií, které nabízí typ záznamu daného workflow.

U některých typů záznamů má záložka navíc přepínač:

• Rezervuje zboží — u objednávky a dodacího listu vydaného. Dokud doklad stojí ve stavu s tímto přepínačem, drží na své zboží rezervaci.
• Blokuje položky na pozicích — u příjemky, výdejky, převodu a dodacího listu vydaného. Dokud doklad stojí ve stavu s tímto přepínačem, jeho položky drží blokaci zboží na skladových pozicích.

Stavy položek dokladu

Workflow nemusí řídit jen doklad jako celek. Workflow s cílovým objektem Položka dokladu dává stav každé položce zvlášť — například aby zákazník mohl v poptávce jednotlivé nabídnuté položky přijmout nebo odmítnout. Položka dokladu má vlastní tři kategorie stavů:

Kategorie	Jak se položka chová
Návrh	je na dokladu vidět a tiskne se v PDF, ale nezapočítává se do ceny dokladu a nerezervuje zboží
Aktivní	platí jako běžná položka — započítává se do ceny, rezervuje zboží a přechází do navazujících skladových dokladů
Zrušená	zůstává na dokladu jako záznam o odmítnutí, ale nezapočítává se do ceny a netiskne se v PDF

Součásti sady a související položky se řídí stavem položky, ke které patří. Položky dopravy a platby stav nedostávají a počítají se vždy.

Jak workflow položek zapnout. Stavy položek jsou samostatná funkce Stavy položek dokladů, která se dodává vypnutá a v administraci pro ni není přepínač. Dokud není zapnutá, editor workflow cílový objekt Položka dokladu nenabízí. Po zapnutí:

1. Založte workflow s cílovým objektem Položka dokladu a jeho stavy s kategoriemi Návrh, Aktivní a Zrušená.
2. Přiřaďte ho číselné řadě v poli Workflow položek — viz Číselné řady. Pole se dnes nabízí u řad poptávek. Řada bez workflow položek se chová jako dřív.

Položky pak dostanou počáteční stav při vzniku dokladu a při jeho uložení. Položky dokladu, který je už uzavřený nebo zrušený, stav nedostanou.

V detailu dokladu má každá položka štítek se svým stavem v barvě kategorie a změny stavu položky najdete v nabídce akcí řádku. Dokud má doklad neuložené změny, jsou změny stavu položek nedostupné. Zrušené položky se přesunou do sbalené karty Zrušené položky pod seznamem položek a nepočítají se do součtů.

Pro práci s alternativami ve workflow položek slouží podmínka Položka je alternativa a akce Zrušení ostatních alternativ položky.

Časté dotazy (FAQ)

Proč nemohu stav smazat?

Stav, ve kterém se právě nachází některý záznam, smazat nejde. Nejprve záznamy převeďte do jiného stavu. Přechody, které do stavu vedou nebo z něj vycházejí, smazání nebrání — odstraní se spolu se stavem (přechod s několika výchozími stavy jen přijde o mazaný stav).

K čemu slouží kategorie stavu?

Kategorie říká systému, jak stav chápat: zda lze doklad ještě upravovat (Otevřená), zda je vyřízený (Uzavřená, Zrušená) nebo — u položek dokladu — zda se položka počítá do ceny (Aktivní). Podle kategorie se také barví stavy ve výpisech a filtrují seznamy.

Proč v editoru workflow nevidím cílový objekt Položka dokladu?

Na projektu nejsou zapnuté stavy položek dokladů. Funkce se dodává vypnutá a v administraci ji nezapnete — obraťte se na podporu.

Související dokumentace

• Princip workflow
• Změny stavu (přechody)
• Handlery
• Stavy záznamů v administraci — jak se stavy zobrazují a mění v seznamech
• Dokumentový model — doklady, jejich položky a číselné řady
• Číselné řady — přiřazení workflow dokladu i workflow položek
• Rezervace — přepínač Rezervuje zboží
• Blokace — přepínač Blokuje položky na pozicích
• Položka je alternativa a Zrušení ostatních alternativ položky — podmínka a akce workflow položek