Čeština

English

Čeština

English

Vzhled

Poptávky ​

Poptávka je nezávazný požadavek zákazníka na zboží, ke kterému obchodník připraví cenovou nabídku. Zákazník nabídku schválí a objedná, nebo ji odmítne.

O funkci ​

Poptávka slouží tam, kde cena nebo termín dodání nejsou předem dané: zboží, které není skladem, větší odběr nebo sortiment, u kterého chcete zákazníkovi nabídku připravit ručně. Zákazník poptávku odešle bez závazku, obchodník v administraci upraví ceny, množství, termíny dodání a poznámky k jednotlivým položkám a pak zákazníkovi pošle nabídku v PDF. Schválená nabídka se na e-shopu dokončí jako objednávka, která si poptávku nese jako svůj zdrojový doklad.

Poptávka je doklad jako objednávka: má číslo z číselné řady, zákazníka, fakturační a dodací adresu, dopravu a platbu, přílohy a stav řízený workflow. Zboží ale nerezervuje. Rezervace vzniká až na objednávce.

Cesta v administraci

Hlavní nabídka > Obchod > Objednávky > Poptávky

Jak poptávka vzniká ​

  • Na e-shopu. U produktu s volbou Poptat v poli Chování pokud není skladem (viz Produkty) se chybějící množství vloží do poptávkového košíku. Zákazník vyplní údaje a odešle ho tlačítkem Odeslat poptávku. Systém poptávku založí, dohledá zákazníka podle e-mailu (nebo založí nového) a na fakturační e-mail pošle potvrzení o přijetí poptávky. Pokud jsou pro doménu nahrané obchodní podmínky, přiloží je.
  • Ze zákaznického účtu. Přihlášený zákazník může položku některé své dřívější objednávky vložit do poptávkového košíku a poptat ji znovu.
  • Na pokladně. Poptávkový seznam se po zpracování uloží jako poptávka. Typ dokladu a číselnou řadu k tomu určuje nastavení POS.
  • Ručně v administraci. Tlačítkem pro nový záznam ve výpisu se otevře okno Vytvořit poptávku. Povinné je zvolit kanál a zákazníka (tlačítkem Vytvořit nového zákazníka ho lze rovnou založit) a vybrat dopravu a platbu.

Po založení poptávka vstoupí do svého workflow, které určuje její číselná řada.

Výpis poptávek ​

Výpis má stejné ovládání jako ostatní seznamy dokladů. Výchozí sloupce jsou Číslo dokumentu, Vytvořeno, Fakturační adresa, Zákazník, Stav dokumentu a ID dokumentu. Další, například Doručovací adresa, Doprava a platba nebo Částka, si můžete zobrazit. Vedle fulltextu lze filtrovat mimo jiné podle data, stavu a kategorie stavu, číselné řady, štítků, produktu, kanálu, dopravy, platby, PSČ, zákazníka a zákaznické skupiny.

Poptávky konkrétního zákazníka najdete také na jeho detailu v agendě Zákazníci, na záložce Poptávky.

Detail poptávky ​

V záhlaví detailu je číslo poptávky a pod ním firma z dodací adresy, případně jméno a příjmení. Položky se přidávají a upravují stejně jako na objednávce. Poptávka má ve srovnání s objednávkou u položek dva sloupce navíc a jeden méně:

  • Datum dodání: termín, ke kterému můžete položku dodat. V PDF nabídky se vytiskne pod položkou jako Možné datum dodání.
  • Poznámka: krátký text k položce, v PDF nabídky se vytiskne pod ní.
  • Sloupec se skladovou dostupností poptávka nemá.

Upravovat poptávku lze jen ve stavu z kategorie Otevřená. Se zapnutými stavy položek i v kategorii Příprava (viz níže).

Stavy a přechody ​

Názvy stavů a přechodů si určuje workflow poptávek, takže se mezi instalacemi liší. Chování se ale řídí kategorií stavu:

KategorieCo znamená pro poptávku
Otevřenápoptávka se zpracovává, obchodník ji může upravovat
Přípravanabídka je u zákazníka. Jen v této kategorii ji zákazník může na e-shopu schválit a objednat
Uzavřenánabídka je vyřízená a zákazník ji už schválit nemůže
Zrušenápoptávka je odmítnutá nebo zrušená a zákazník ji už schválit nemůže

Na přechody workflow poptávek lze navěsit tři akce určené jen pro poptávky:

  • Vygenerování nabídky: vytvoří PDF cenové nabídky a uloží ho k poptávce jako přílohu v kategorii Nabídka. Nabídka vygenerovaná dřív se nahradí. Když se PDF vytvořit nepodaří, změna stavu se nedokončí.
  • Odeslat potvrzující e-mail s nabídkou: pošle na fakturační e-mail zákazníka e-mail „Žádost o zpětnou vazbu na připravenou nabídku“ s nabídkou v příloze a tlačítkem Schválit nebo odmítnout nabídku, které zákazníka zavede k poptávce v jeho účtu. Bez vygenerované nabídky akce skončí chybou, proto musí na přechodu stát až po Vygenerování nabídky.
  • Zamítnutí poptávky: při změně stavu se vybírá důvod odmítnutí (například vysoká cena nebo dlouhý termín dodání) a lze připsat podrobnosti. Obojí se zapíše do poznámky poptávky. Když nabídku odmítá zákazník ve svém účtu, vyplňuje důvod on.

Obvykle se první dvě akce dávají na přechod, kterým se poptávka předává zákazníkovi do stavu z kategorie Příprava, a třetí na viditelný přechod do zrušeného stavu, který zákazník použije ve svém účtu.

Z nabídky objednávka ​

Zákazník nabídku schválí v detailu poptávky ve svém účtu, kam ho zavede i tlačítko z e-mailu s nabídkou. E-shop mu otevře dokončení objednávky s položkami nabídky. Vzniklá objednávka má poptávku jako zdrojový doklad, takže ji v rezervacích a ve vazbách dokladů dohledáte zpětně až k poptávce.

Samotné vytvoření objednávky stav poptávky nezmění. Do uzavřeného stavu ji posune workflow, případně obchodník ručně.

Stavy položek a alternativy ​

Jen se zapnutými stavy položek dokladů

Vše v této sekci funguje jen tehdy, když má instalace zapnutou funkci Stavy položek dokladů a číselná řada poptávky má vyplněné pole Workflow položek. Funkce se dodává vypnutá a v administraci ji nezapnete. Podrobnosti najdete v sekci Stavy položek dokladu. Bez ní poptávka funguje tak, jak je popsáno výše.

Stav každé položky. Položka má v detailu štítek se svým stavem v barvě kategorie (Návrh, Aktivní, Zrušená). Změny stavu položky najdete v nabídce akcí jejího řádku. Když má poptávka neuložené změny, nejsou dostupné. Zrušené položky se přesunou do sbalené karty Zrušené položky pod seznamem. Zůstanou tak na poptávce jako záznam o tom, co bylo odmítnuto, ale nepočítají se do součtů. Zrušená alternativa je v kartě uvedená samostatně.

Úpravy v přípravě. Se zapnutou funkcí lze poptávku upravovat i ve stavu z kategorie Příprava, tedy ve chvíli, kdy už je nabídka u zákazníka. Díky tomu můžete doplnit alternativu podle jeho reakce.

Nabídnutí alternativ. Alternativa je jiné zboží, které zákazníkovi nabízíte místo některé položky. Zákazník si pak vybere, co z toho chce.

  1. Přidejte alternativní zboží do poptávky jako běžnou položku.
  2. V nabídce akcí původní položky zvolte Přidat alternativu. Otevře se panel Nabídnout alternativy s ostatními položkami poptávky.
  3. Zaškrtněte položky, které mají sloužit jako alternativy, a potvrďte je tlačítkem Přidat vybrané. Položky se přesunou pod původní položku do skupiny Alternativa.
  4. Poptávku uložte. Do té doby se změna neprojeví.

Alternativu lze nabídnout jen k položce zboží, která je samostatným řádkem a není zrušená. Nejde to u vlastní položky, dopravy, platby ani u součásti jiné položky. Alternativa nemůže mít vlastní alternativy. Akce Zrušit jako alternativu vrátí alternativu mezi běžné položky poptávky.

Jak se alternativy promítnou do nabídky. V PDF nabídky jsou alternativy vypsané hned za položkou, ke které patří, a to i po jejím zrušení. Do celkové ceny a rekapitulace DPH se nezapočítávají. Nezapočítávají se ani zrušené položky, ale položky čekající na odpověď zákazníka ano. Když zákazník jednu z variant přijme, ostatní může zrušit akce workflow položek Zrušení ostatních alternativ položky. Pro rozlišení alternativ ve workflow položek slouží podmínka Položka je alternativa.

Zákazník odpovídá na nabídku po jednotlivých položkách na e-shopu, což popíše samostatná stránka Poptávky na e-shopu.

Časté dotazy (FAQ) ​

Proč nemohu poptávku upravit?

Poptávka je ve stavu, který úpravy nepovoluje. Bez stavů položek lze poptávku upravovat jen v kategorii Otevřená, se stavy položek i v kategorii Příprava. Poptávku ve stavu z kategorie Uzavřená nebo Zrušená upravit nelze. Vraťte ji přechodem workflow do rozpracovaného stavu, pokud ho workflow nabízí.

V nabídce akcí položky chybí „Přidat alternativu“. Proč?

Buď na instalaci nejsou zapnuté stavy položek dokladů, nebo číselná řada poptávky nemá vyplněné pole Workflow položek. Akce se také nenabízí u položky, která sama je alternativou nebo součástí jiné položky, u zrušené položky a u poptávky, kterou už nelze upravovat.

Zákazník nedostal e-mail s nabídkou. Co zkontrolovat?

Zkontrolujte, že přechod, kterým jste poptávku předali zákazníkovi, má akci Odeslat potvrzující e-mail s nabídkou a před ní Vygenerování nabídky. Zkontrolujte také, že poptávka má vyplněný fakturační e-mail a že doména, ze které poptávka přišla, má nastavenou adresu odesílatele. Bez ní se e-mail neodešle.

Zákazník vybral alternativu a objednal, ale stavy položek poptávky se nezměnily. Kde hledat příčinu?

Výběr zákazníka se na položky poptávky přenese až po vytvoření objednávky. Pokud se to nepodaří, objednávka zůstane platná a do auditního logu se zapíše chyba „Po vytvoření objednávky se nepodařilo převést stav položek poptávky podle výběru zákazníka.“

Související dokumentace ​