Externí objednávky
Externí objednávka je objednávka, kterou zákazník zadal jinde než na vašem e-shopu, například na tržišti nebo v jiném prodejním systému. Do Elasticru ji předá napojený systém. V administraci pak objednávku zpracujete a z ní vzniknou navazující doklady.
O funkci
Externí objednávky jsou samostatný typ dokladu. Od běžných objednávek je oddělují vlastní agenda, vlastní číselné řady a vlastní workflow. Díky tomu na první pohled poznáte, co přišlo z cizího prodejního kanálu, a zpracování můžete nastavit jinak než u objednávek z vlastního e-shopu.
Externí objednávka nese stejné obchodní údaje jako objednávka: zákazníka, fakturační a doručovací adresu, prodejní kanál, dopravu, platbu, měnu, položky s cenami, poznámku a přílohy. Nemá ale sklad, ze kterého se zboží bere, ani historii plateb. Vychystání, expedici a fakturaci proto řeší až navazující doklady (viz Co z externí objednávky vzniká).
Cesta v administraci
Jak externí objednávka vzniká
- Z napojeného systému. Konektory na BaseLinker, SalesConnect, Shopio a Alzu zakládají přijaté objednávky jako externí. Konektor na Shopify umí objednávky přebírat jako běžné objednávky, nebo jako externí. Přenosy běží na pozadí a zavádí je implementační tým. Přehled propojení najdete v Přehledu integrací.
- Přes rozhraní. Vlastní systém může externí objednávku založit přes rozhraní Elasticru.
- Ručně v administraci. Tlačítkem Nový nad výpisem otevřete panel Nová externí objednávka. V kartě Základní informace vyberete Číselnou řadu, Jazyk, Prioritu, Kanál a Zákazníka. Kanál je povinný a předvyplní se výchozím kanálem. Zákazníka můžete rovnou založit odkazem Nový zákazník. V kartě Doprava a platba vyberete Způsob dopravy a Způsob platby, stejně jako při založení objednávky. Po uložení se otevře detail nové externí objednávky.
Panel Nová externí objednávka. Hvězdičkou je označený jen Kanál, zákazníka založíte přímo odsud.
Co se děje při převzetí z napojeného systému
- Kontrola údajů. Systém objednávku nepřijme, když nemá položky, když chybí zákazník nebo jeho e-mail není platný, když země v adrese není v číselníku zemí, nebo když objednávka uvádí prodejní kanál, který Elasticr nezná.
- Dohledání zboží. Každá položka se páruje na produkt z katalogu podle kódu produktu, a když to nevyjde, podle EAN. Když produkt nenajde, objednávka se nezaloží.
- Ceny. Cena položky se převezme z příchozí objednávky, nepočítá se z cen v Elasticru.
- Číslo. Z BaseLinkeru, SalesConnectu a Shopify přichází objednávka bez vlastního čísla. Číslo jí přidělí číselná řada. Číslo ze zdrojového systému se uloží do Externího čísla. Do které řady objednávka spadne, určuje nastavení propojení. Bez něj se použije výchozí řada externích objednávek.
- Opakované zaslání. Když zdroj pošle stejnou objednávku znovu, systém nezaloží druhou. Dohledá existující externí objednávku podle čísla nebo externího čísla a její údaje aktualizuje. Když v katalogu chybí produkt u položky, kterou objednávka už má, položka zůstane beze změny. Systém to zapíše jako varování.
Když objednávku nejde založit, do Audit logu se zapíše chyba „Vytvoření externí objednávky č. … selhalo." s důvodem.
Výpis externích objednávek
Výpis externích objednávek. Nahoře záložky uložených filtrů, vpravo tlačítka Akce, Položky, Stav a Nový.
Výpis má stejné ovládání jako výpis objednávek. Je seřazený podle čísla dokumentu sestupně. Záložky nad tabulkou jsou uložené filtry. Ve výchozím nastavení to jsou Nové, Probíhá, Zrušené, Uzavřené a Vše podle kategorie stavu. Výpis se otevře na záložce Nové.
Výchozí sloupce jsou Dokument (číslo objednávky s aktuálním stavem a číselnou řadou), Vytvořeno, Fakturační adresa, Zákazník, Stav, ID a Akce. Ve sloupci Stav je rozbalovací nabídka pro změnu stavu, tužka ve sloupci Akce otevře detail. Další sloupce si můžete zobrazit, například Externí číslo, Dodací adresa, Doprava a platba, Částka, Produkty, Původ dokumentu, Štítky nebo Poslední změna stavu. Sloupec Externí číslo se hodí, když objednávku dohledáváte podle čísla z tržiště. Sloupec Produkty ukáže u objednávky s jedním produktem produkt i s množstvím, u víc produktů jejich počet. Kliknutím na počet otevřete panel s položkami této objednávky.
Vedle vyhledávání můžete filtrovat podle data vytvoření, kategorie stavu, stavu, produktu, číselné řady, původu dokumentu, štítků, priority, data Zrealizovat, externího čísla, prodejního kanálu, dopravy, platby, pobočky pro odběr, zákazníka, zákaznické skupiny a PSČ. Filtr Stav nabízí jen stavy externích objednávek.
Tlačítka nad výpisem:
- Akce obsahuje export výpisu: Import / Export > Exportovat do CSV. Export obsahuje označené objednávky, a když žádnou neoznačíte, celý vyfiltrovaný výpis. Do 1 000 objednávek se soubor stáhne hned, větší export se připraví na pozadí a odkaz ke stažení se objeví nad výpisem. Podrobnosti o obsahu souboru najdete u exportu objednávek.
- Položky otevře v postranním panelu seznam položek externích objednávek.
- Stav změní stav označených objednávek najednou. Dokud nic neoznačíte, je tlačítko neaktivní. Panel nabídne přechody, které workflow povoluje alespoň u jedné z označených objednávek, a ostatní objednávky přeskočí. Postup je stejný jako u hromadné změny stavu objednávek.
- Nový založí externí objednávku ručně.
Externí objednávky jednoho zákazníka najdete také na jeho detailu v agendě Zákazníci, na záložce Externí objednávky.
Detail externí objednávky
Detail otevřete kliknutím na číslo objednávky. Vypadá jako detail objednávky. V horní liště jsou tlačítka Uložit, Uložit a zavřít, Stav, Akce a Zavřít. Nabídka Stav ukazuje přechody, které workflow z aktuálního stavu povoluje.
Detail externí objednávky na záložce Produkty. Zvýrazněná je lišta záložek a tlačítko Stav.
Detail má záložky Produkty, Parametry, Přehled, Vazby dokumentu, Finanční report a Historie. Záložka Parametry se objeví, když má číselná řada objednávky přiřazenou sadu značení. Záložky Historie plateb a Bankovní pohyby, které má objednávka, tu chybí.
Nabídka Akce nabízí Export / import (kopii do nového dokladu a import položek z jiného dokladu), Exportovat pdf a Přidat slevu, stejně jako u objednávky. Odeslat žádost o platbu tu není.
Stavy a přechody
Názvy stavů a přechodů určuje workflow externích objednávek, takže se mezi instalacemi liší. Každý stav patří do jedné kategorie: Otevřená, Probíhá zpracování, Uzavřená nebo Zrušená. Podle kategorie se ve výpisu obarví řádek a podle ní lze filtrovat.
U propojení, která to podporují, se stav přenáší oběma směry:
- Ze zdroje do Elasticru. Když tržiště objednávku například zruší, systém na externí objednávce provede přechod do stavu se stejným kódem. Stav s tímto kódem musí ve workflow existovat a musí do něj vést přechod, který jde provést. Jinak se změna nezapíše a zapíše se chyba.
- Z Elasticru ven. Po změně stavu se nový stav pošle zpět do zdrojového systému, spolu se sledovacími čísly zásilek. Externí objednávky, které se dostanou do určeného stavu, lze také předat dál, například jako přijatou objednávku do účetního systému. Po předání může systém objednávku sám posunout zvoleným přechodem. Které stavy a číselné řady se přenášejí, nastavuje implementační tým.
Co z externí objednávky vzniká
Z externí objednávky se navazující doklady zakládají stejně jako z jiných dokladů. Nejčastěji to dělá akce Vytvořit nový dokument (následníka) na přechodu workflow. Z externí objednávky může vzniknout například objednávka, daňový doklad, dodací list vydaný, zásilka nebo poptávka. Jestli a kdy se to stane, určuje workflow nastavené pro váš provoz.
Nový doklad má externí objednávku jako svůj zdrojový doklad. Celý řetězec uvidíte na záložce Vazby dokumentu. U rezervací objednávky vzniklé z externí objednávky je externí objednávka ve sloupci Zdroj.
Časté dotazy (FAQ)
Objednávka z tržiště v Elasticru není. Kde začít?
Podívejte se do Audit logu na chyby převzetí. Nejčastější důvody jsou produkt, který nejde spárovat podle kódu ani EAN, chybějící nebo neplatný e-mail zákazníka a neznámá země v adrese. Když chyba v logu není, ověřte s implementačním týmem, že objednávka spadá do rozsahu přenosu.
Jak najdu externí objednávku podle čísla z tržiště?
Zapněte ve výpisu sloupec Externí číslo, nebo použijte filtr Externí číslo. Číslo, které vidíte v Elasticru, přiděluje číselná řada a od čísla na tržišti se liší.
Zdroj poslal objednávku znovu. Vznikne duplicita?
Ne. Systém dohledá existující externí objednávku podle čísla nebo externího čísla a její údaje aktualizuje.