Pohyby pokladny

Každá hotovost, která do pokladny přijde nebo z ní odejde, je zapsaná jako pohyb pokladny — s číslem pokladního dokladu, druhem, stavem a částkou. Z pohybů se počítají zůstatky pokladen a ke každému pohybu lze stáhnout příjmový nebo výdajový pokladní doklad v PDF.

O funkci

Seznam pohybů odpovídá na otázky, které u hotovosti řeší účetní i vedoucí prodejny: odkud peníze přišly, kdo je vzal, kdy se vybraly a jestli už dorazily na bankovní účet. Pohyby většinou vznikají samy — při prodeji na prodejně, při odvodu z terminálu nebo při párování bankovních plateb. Ručně se zakládají jen výjimky a opravy.

Pohyb vždy patří jedné pokladně a je v její měně. Každá změna pohybu — nový, upravený i smazaný — hned přepočítá zůstatky K výběru, V pokladně a Odvedeno jeho pokladny.

Cesta v administraci

Hlavní nabídka > Obchod > Finance > Pokladny > Pohyby pokladny

Výpis pohybů pokladny

Výpis pohybů — u čísla pokladního dokladu je stav a pod ním druh pohybu; ve sloupci Platba doklad, ke kterému hotovost patří.

Výpis je seřazený od nejnovějšího. Ve výchozím nastavení ukazuje:

• Číslo — číslo pokladního dokladu, vedle něj stav a pod ním druh pohybu,
• Vytvořeno — kdy pohyb vznikl,
• Pokladna — název pokladny a její vlastník; modrá ikona otevře přehled pokladny,
• Platba — platba dokladu, ke které pohyb patří (číslo dokladu, stav a částka platby),
• Částka — kladná u peněz, které do pokladny přišly, záporná u peněz, které odešly.

Ve vlastních sloupcích si můžete přidat Druh pohybu, Stav, Vybráno dne, Uhrazeno, Převzal a interní číslo #. Vybráno dne je den, ke kterému hotovost patří (u dobírky den doručení), Uhrazeno ukazuje, kolik z částky je už vyrovnáno, například spárováno s platbou na bankovním účtu.

Ve filtraci zúžíte výpis podle data Vytvořeno a Vybráno dne, podle Druhu pohybu a podle pokladny — její Pokladny, Vlastníka pokladny, Provozovatele pokladny, Měny pokladny a Variabilního symbolu pokladny.

Nabídka u řádku obsahuje Exportovat PDF a Smazat.

Číslo pokladního dokladu

Číslo přidělí systém při uložení pohybu: PPD pro peníze, které do pokladny přišly, VPD pro peníze, které odešly, za tím rok a měsíc a pořadové číslo v měsíci — například PPD26090014 nebo VPD26090003. Řada je společná pro všechny pokladny.

Druhy pohybů

Druh pohybu	Kdy vzniká	Směr
Platba zákazníka	zákazník zaplatil hotově — na prodejně, do automatu, nebo řidiči při dobírce	do pokladny
Vratka zákazníkovi	hotovost vrácená zákazníkovi	z pokladny
Vklad do pokladny	hotovost vložená bez prodeje, například drobné na začátek směny	do pokladny
Převod na bankovní účet	hotovost odeslaná na bankovní účet firmy	z pokladny
Odvod hotovosti	hotovost předaná do rukou konkrétního člověka, například účetní	z pokladny
Opravný pohyb	vše ostatní — ruční opravy a pohyby, které založí párování s bankou	oba směry

Jak pohyby vznikají

• Prodej na prodejně hotově. Když zákazník zaplatí hotově u obsluhy nebo do hotovostního automatu, vznikne Platba zákazníka ve stavu Peníze vybrány v pokladně prodavače (u automatu v pokladně vybrané v jeho integraci). Stejně se zapíše i hotovost, kterou zákazník na prodejně doplatí k dřívějšímu dokladu.
• Krok procesu dokladu. Krok workflow, který k dokladu vytvoří platbu a pohyb pokladny, založí Platbu zákazníka ve stavu Čeká na výběr peněz — hotovost se teprve vybere, typicky řidičem při doručení; Vybráno dne je den doručení. Pohyb jde do pokladny řidiče dávky; doklad bez řidiče do pokladny uživatele, který krok provedl (u metody Hotově na pokladně do pokladny vystavitele dokladu). Když vhodná pokladna neexistuje, pohyb nevznikne a systém to zapíše do audit logu. Zápornou platbu (například u dobropisu) krok zapíše jako Vratku zákazníkovi. Další krok procesu pak může stav pohybu změnit, například na Peníze vybrány, když řidič peníze převezme. Druh pohybu se volí v nastavení kroku; mezi platbou a vratkou ale vždy rozhodne znaménko platby.
• Odvod z terminálu. Obsluha v terminálové aplikaci odvede hotovost na účet (Převod na bankovní účet, stav Čeká na převod peněz) nebo ji předá kolegovi (Odvod hotovosti, stav Hotovost předána).
• Akce u pokladny v administraci. Odvod hotovosti a Vklad do pokladny na stránce Pokladny.
• Párování s bankou. Když automatické párování přiřadí příchozí platbu na bankovním účtu k pokladně (podle jejího variabilního symbolu), označí vybrané pohyby jako zaúčtované a odvody na účet jako odvedené. Když k platbě žádný pohyb nenajde, založí Opravný pohyb.

Automat sám pohyby nezakládá

Do pokladny automatu se zapisuje hotovost z prodejů placených automatem. Samostatné vybírání nebo doplňování hotovosti přímo v automatu se jako pohyb pokladny nezapisuje — takový rozdíl zapište vkladem, odvodem nebo opravným pohybem.

Stavy pohybu

Stav pohybu se ve formuláři nenastavuje — určí ho druh pohybu při založení a dál ho mění procesy (doručení, párování s bankou).

Stav	Co znamená	Kam se počítá
Čeká na výběr peněz	hotovost se teprve vybere	K výběru
Částečně vybráno	část hotovosti je vybraná, zbytek se teprve vybere	vybraná část V pokladně, zbytek K výběru
Peníze vybrány	hotovost je v pokladně	V pokladně
Částečně zaúčtováno	část hotovosti je spárovaná s bankou, zbytek je v pokladně	V pokladně (zbytek)
Peníze zaúčtovány	hotovost je spárovaná s platbou na bankovním účtu	nikam
Čeká na převod peněz, Částečně odvedeno	hotovost odešla na účet a čeká na připsání	Odvedeno
Peníze odvedeny	odvod na účet je spárovaný s bankou	nikam
Hotovost předána	hotovost převzal konkrétní člověk	sníží V pokladně
Zrušeno	pohyb neplatí	nikam

Založení a úprava pohybu pokladny

Úprava pohybu s platbou — Typ dokladu zúží nabídku plateb, Platba určuje doklad, ke kterému hotovost patří.

Nový pohyb založíte tlačítkem Nový, existující otevřete ikonou tužky. Formulář se otevře v panelu vpravo:

• Pokladna (povinné).
• Druh pohybu (povinné) — podle něj formulář nabídne další pole.
• Typ dokladu a Platba — jen u druhů Platba zákazníka, Vratka zákazníkovi a Opravný pohyb; při zakládání jsou povinné. Typ dokladu jen zúží nabídku plateb.
• Částka — se znaménkem podle směru: Platba zákazníka a Vklad do pokladny kladně, Vratka zákazníkovi, Převod na bankovní účet a Odvod hotovosti záporně. Opravný pohyb může mít obě znaménka.
• Převzal — jen u druhu Odvod hotovosti; při zakládání povinné.

Nový pohyb druhu Odvod hotovosti — pole pro platbu zmizí a přibude povinné Převzal.

Ručně založený pohyb a jeho stav

Ručně založená Platba zákazníka a ručně založený Opravný pohyb začínají ve stavu Čeká na výběr peněz — přičtou se tedy ke K výběru, ne k V pokladně. Hotovost, která už v pokladně je, zapište raději Vkladem do pokladny.

Pohyb, který už má číslo dokladu, nemůže změnit směr: z příjmu nejde udělat výdej ani naopak. Chybný pohyb smažte, nebo proti němu založte pohyb opačného směru.

Pokladní doklad v PDF

Horní část exportovaného příjmového pokladního dokladu — provozovatel, zákazník, položka a částka slovy.

Akce Exportovat PDF stáhne pokladní doklad pohybu. Pohyb do pokladny se tiskne jako Příjmový pokladní doklad, pohyb z pokladny jako Výdajový pokladní doklad; částka je na dokladu vždy kladná, směr nese název. Doklad obsahuje:

• údaje provozovatele pokladny v rámečku Platbu přijal (u výdaje Platbu vydal),
• fakturační adresu dokladu, ke kterému pohyb patří, v rámečku Přijato od (u výdaje Vyplaceno komu) — jen když má doklad adresu vyplněnou,
• položku podle druhu pohybu: Úhrada objednávky č. …, Částečná úhrada objednávky č. …, Vrácení peněz k objednávce č. …, Vklad do pokladny, Převod hotovosti na bankovní účet, Odvod hotovosti — <jméno příjemce> nebo Opravný pohyb,
• částku číslem i slovy a místo pro podpis.

Časté dotazy (FAQ)

Proč je u pokladny vysoké „K výběru", když jsme hotovost už dostali?

Pohyby jsou ve stavu Čeká na výběr peněz. Stav mění krok procesu dokladu (například při doručení dobírky). Pokud ho proces nemění, zůstane hotovost vedená jako „k výběru" — zkontrolujte nastavení procesu dokladu.

Co když smažu pohyb?

Zůstatky pokladny se hned přepočítají, jako by pohyb nikdy nebyl. Číslo smazaného pokladního dokladu se znovu nepoužije jen tehdy, když po něm v měsíci vznikl další doklad — u tištěných dokladů proto dejte přednost opravnému pohybu.

Jak poznám, kdo si hotovost odnesl?

U druhu Odvod hotovosti je vyplněný Převzal; sloupec si přidejte do výpisu. Jméno příjemce se tiskne i na výdajový pokladní doklad.

Související dokumentace

• Pokladny — zůstatky, odvod a vklad, přehled pokladny
• Pokladny v terminálové aplikaci — odvod hotovosti ze zařízení
• Bankovní účty
• Platební metody — hotově na pokladně a hotovostní automat
• Integrace — pokladna hotovostního automatu