Odchozí platby

Odchozí platby jsou fronta bankovních převodů, které má firma odeslat — nejčastěji vrácení přeplatku zákazníkovi. Z fronty se platby seskupí do hromadného pokynu k úhradě pro banku a po odeslání se samy spárují s pohyby na bankovním výpisu.

O funkci

Když zákazník zaplatí víc, než má, nebo dostane dobropis, je potřeba mu peníze poslat zpět na účet. Odchozí platba drží vše, co banka k převodu potřebuje — částku, měnu, účet příjemce, variabilní symbol a zprávu pro příjemce — a hlídá, co se s převodem děje dál: jestli čeká na odeslání, byl proveden, nebo zrušen. Účetní tak má na jednom místě přehled peněz, které firma dluží, a nemusí převody zadávat do bankovnictví jeden po druhém.

Funkce se zapíná pro projekt zvlášť. Bez ní položky Odchozí platby a Hromadné pokyny k úhradě v menu nejsou a Bankovní pohyby zůstávají přímo ve skupině Finance; se zapnutou funkcí jsou všechny tři ve skupině Banka.

Cesta v administraci

Hlavní nabídka > Obchod > Finance > Banka > Odchozí platby

Jak odchozí platby vznikají

• Krokem procesu dokladu. Krok workflow pro vrácení peněz převodem (samostatný, nebo vrácení peněz s volbou Bankovním převodem) zapíše na doklad čekající platbu vrácení a k ní zařadí odchozí platbu. Účet příjemce se doplní z účtu, ze kterého zákazník k dokladu (nebo k dokladu, ze kterého vznikl) naposledy platil; variabilní symbol je variabilní symbol dokladu a zpráva pro příjemce Vrácení platby <číslo dokladu>. Druh platby je Vrácení platby.
• Ručně v administraci tlačítkem Nový — viz níže. Druh platby je Vrácení platby u platby k dokladu, Zadáno ručně u platby bez dokladu.

Když se účet zákazníka dohledat nepodaří, krok vrácení peněz s volbou Bankovním převodem vrácení odmítne, dokud obsluha účet nezadá (číslo účtu s kódem banky, nebo IBAN). Samostatný krok vrácení převodem zařadí platbu i bez účtu a do audit logu zapíše upozornění — účet pak doplňte ručně, než platbu pošlete do banky.

Výpis odchozích plateb

Výpis odchozích plateb. První dvě platby už jsou v hromadném pokynu — jeden je ještě otevřený, druhý odeslaný do banky; poslední platba je zadaná ručně bez dokladu.

Výpis je seřazený od nejnovější platby. Přepínač nad tabulkou ukazuje buď platby, které Čekají na odeslání, nebo Vše. Ve výchozím nastavení jsou vidět sloupce:

• Doklad a platba — doklad, ke kterému platba patří, jeho stav a platba vrácení na dokladu,
• Variabilní symbol, Částka,
• Účet příjemce — číslo účtu a pod ním název účtu,
• Zpráva pro příjemce, Stav, Vytvořeno,
• Hromadný pokyn — pokyn, ve kterém platba je, s jeho stavem a bankovním účtem.

Ve vlastních sloupcích si můžete přidat Provedeno, Poznámku, Druh a ID. Ve filtraci zúžíte výpis podle Stavu, Měny, Hromadného pokynu, nebo jen na platby Mimo hromadný pokyn.

Stav	Co znamená
Čeká na odeslání	převod ještě neproběhl (i když už je v hromadném pokynu)
Provedeno	převod se spároval s bankovním pohybem, nebo byl ručně označen jako provedený
Zrušeno	platba se neodešle

Založení a úprava odchozí platby

Panel Nová odchozí platba — bez vybraného typu dokladu vznikne samostatná platba.

Formulář se otevře v panelu vpravo a má tři části:

1. Doklad a částka (jen při zakládání):
   • Typ dokladu — objednávka nebo daňový doklad. Po výběru se objeví pole Doklad; nabídka u každého dokladu ukazuje, jestli je Přeplatek, Nedoplatek, nebo Vyrovnáno.
   • Vrátit celý přeplatek — jen u přeplaceného dokladu; částku dopočítá systém.
   • Částka a Měna — u platby k dokladu se měna vezme z dokladu.
2. Údaje pro banku: Variabilní symbol, Název účtu příjemce, Předčíslí, Číslo účtu, Kód banky, nebo IBAN a SWIFT, a Zpráva pro příjemce. U platby k dokladu se prázdná pole doplní stejně jako u kroku procesu.
3. Poznámka — interní.

Platba k dokladu zapíše na doklad čekající platbu vrácení. Vrátit lze nejvýš tolik, kolik doklad přijal a ještě nevrátil — vyšší částku systém odmítne a napíše, kolik lze vrátit. Platba bez dokladu musí mít variabilní symbol i účet příjemce, jinak by ji výpis z banky nespároval.

Upravit (ikona tužky) jde jen platba ve stavu Čeká na odeslání, která není v hromadném pokynu odeslaném do banky.

Akce s platbami

Hromadné akce v nabídce Akce pracují s vybranými řádky; některé jsou i v nabídce u řádku. Akce platí pro celý výběr, nebo pro nic — když jediná platba nevyhoví, systém odmítne všechny a vypíše, které platby vadí.

• Vytvořit hromadný pokyn — vyberete bankovní účet, ze kterého se bude platit, a vznikne nový hromadný pokyn k úhradě s vybranými platbami. Do pokynu jdou jen čekající platby v měně účtu, které nejsou v jiném pokynu.
• Přidat do hromadného pokynu — přidá platby do otevřeného pokynu.
• Vyjmout z pokynu — vrátí platby z otevřeného pokynu zpět do fronty.
• Označit jako provedené — pro převod, který banka odeslala, ale výpis ho nespáruje. Nejde u platby v otevřeném pokynu.
• Zrušit platbu — platba se neodešle a zruší se i platba vrácení na dokladu. Nejde u platby v pokynu odeslaném do banky.

Jak se platby párují s bankou

Párování odchozích plateb na bankovní pohyby je automatizace, která prochází hromadné pokyny odeslané do banky. Platbu spáruje s odchozím pohybem na účtu pokynu, když souhlasí variabilní symbol (bez úvodních nul), přesná částka a měna. Jeden pohyb vyrovná jednu platbu. Spárováním:

• platba přejde do stavu Provedeno s datem pohybu,
• platba vrácení na dokladu se vyrovná a pohyb se označí jako zpracovaný,
• když už v pokynu nic nečeká, pokyn přejde do stavu Provedený.

Zrušíte-li spárování pohybu v Bankovních pohybech, platba se vrátí do stavu Čeká na odeslání a provedený pokyn zpět mezi odeslané. Když někdo smaže platbu vrácení přímo na dokladu, odchozí platba se zruší.

Automatizace se zapíná ručně

Automatizace Párování odchozích plateb na bankovní pohyby se dodává nezveřejněná. Bez jejího zapnutí se platby s výpisem nepárují a zůstávají Čeká na odeslání.

Odchozí platby na dokladu

Na detailu dokladu s platbami je záložka Odchozí platby se všemi převody zařazenými k vrácení peněz z tohoto dokladu — s variabilním symbolem, částkou, účtem, stavem a hromadným pokynem.

Časté dotazy (FAQ)

Proč nejde platba přidat do hromadného pokynu?

Pokyn přijme jen platby ve stavu Čeká na odeslání, v měně bankovního účtu pokynu a mimo jiný pokyn. Do pokynu odeslaného do banky už nejde přidat nic.

Platba nemá účet příjemce. Co s ní?

Zákazník k dokladu neplatil z účtu, který by systém našel. Otevřete platbu tužkou a doplňte číslo účtu s kódem banky, nebo IBAN.

Banka převod provedla, ale platba pořád čeká. Proč?

Zkontrolujte, že je automatizace párování zapnutá a že pohyb na výpisu má stejný variabilní symbol a přesně stejnou částku. Jinak platbu označte jako provedenou ručně.

Související dokumentace

• Bankovní účty — účet, ze kterého hromadný pokyn platí
• Hromadné pokyny k úhradě — dávka plateb pro banku, její stavy a vypořádání
• Vratky
• Vlastní sloupce