Hromadné úpravy produktů přes XLSX

Tato stránka popisuje hromadné úpravy katalogu tabulkou — jak si produkty stáhnete do souboru XLSX, co v něm smíte změnit a co se stane, když ho nahrajete zpět. Popis polí editoru produktu a jeho záložek najdete na stránce produkty; sem patří jen to, co se liší při práci s tabulkou.

O funkci

Když se mění jeden údaj u dvou tisíc položek — cena, parametr, meta popis, nákupní podmínka u dodavatele — je ruční editace v administraci nejdražší možný postup. Tabulka to obrací: katalog se vyexportuje do souboru, ten se upraví v běžném tabulkovém procesoru a nahraje zpět. Systém pak změny zapíše sám.

Stejnou cestou lze produkty i zakládat. Řádek s kódem, který v katalogu zatím není, vytvoří novou kartu zboží — takže se dá naráz nahrát celý ceník od dodavatele, aniž by ho někdo přepisoval do formuláře.

Export i import jsou akce nad výpisem produktů, ne samostatná agenda. Obojí se schovává pod volbou Akce > Import / Export.

Cesta v administraci

Hlavní nabídka > Obchod > Katalog > Produkty

Postup v kostce

1. Ve výpisu produktů si filtrem nebo zaškrtnutím připravíte zboží, kterého se změna týká.
2. Akce > Import / Export → některý z exportů; soubor se stáhne.
3. V tabulce upravíte hodnoty. Hlavičky sloupců neměníte, pokud nechcete změnit způsob zápisu.
4. Akce > Import / Export > Importovat z XLSX a soubor nahrajete zpět.
5. Do minuty se změny zapíšou. Výsledek se dá zkontrolovat v audit logu.

Export

Pět variant exportu

Nabídka Import / Export obsahuje pět exportních voleb. Liší se rozsahem listů v souboru, ne výběrem produktů — ten je u všech stejný.

Volba	Co soubor obsahuje	Kdy ji zvolit
Export do XLSX – vše	listy s produkty podle typu a k tomu listy Dodavatelé, Zaskladnění a Alternativy	úplná záloha katalogu před větším zásahem; jediná varianta, ze které jde upravit všechno naráz
Export do XLSX – základní	jen listy s produkty podle typu	běžná práce s katalogem — názvy, ceny, stavy, parametry, média, SEO
Export do XLSX – dodavatelé	jen list Dodavatelé	nákupní podmínky: kódy zboží u dodavatele, doby dodání, balení, nákupní ceny
Export do XLSX – zaskladnění	jen list Zaskladnění	udržovaná zásoba a zdroje doplňování po jednotlivých skladech
Export do XLSX – alternativy	jen list Alternativy	náhradní a předchozí zboží včetně procenta shody

Menší soubor se zpracovává rychleji

Souhrnný export je nejtěžší — u rozsáhlého katalogu skládá čtyři sady dat najednou. Pokud měníte jen ceny, sáhněte po základním exportu.

Které produkty se do souboru dostanou

• Nic zaškrtnutého — exportuje se celý aktuálně vyfiltrovaný výpis, ne jen viditelná stránka. Filtr je tedy hlavní nástroj, kterým rozsah řídíte; jak se filtruje a ukládá pohled, popisuje filtrování.
• Zaškrtnuté řádky — exportují se právě ty.

Soubor se stáhne rovnou do prohlížeče; v názvu nese název agendy a časové razítko stažení.

Jak je soubor uspořádaný

• První sloupec je vždy SKU — kód produktu. Podle něj se řádek při importu páruje s existující kartou zboží.
• Produkty jsou rozdělené do listů podle typu produktu. Název listu má tvar ID typu - Název typu, například 10 - Obuv. Zboží bez typu skončí na listu pojmenovaném Bez typu.
• Sloupce listu odpovídají typu. Za společnými sloupci následují parametry toho typu, který listu dal jméno — u obuvi tedy třeba velikost a materiál, u bund něco jiného.
• Anotace a popis se vyváží pro každý jazyk zvlášť: jeden sloupec na jazyk.
• Zboží, které má víc typů, se objeví na každém odpovídajícím listu.

Dva sloupce v exportu chybí schválně

Dodavatelský kód a Nákupní cena se do listů s produkty nevyvážejí — patří na list Dodavatelé, kde se dají zadat ke konkrétnímu dodavateli. Naimportovat je z listu s produkty přesto lze, když si sloupec doplníte ručně (viz přehled sloupců). Je to ale krajní řešení: pro běžnou práci použijte list Dodavatelé.

Velmi dlouhý popis se nevyváží

Buňka tabulky pojme omezené množství znaků. Když je obsah anotace nebo popisu delší, systém místo něj do buňky zapíše zástupný text [content too long – edit in builder]. Takovou buňku nepřepisujte — při importu se přeskočí, takže původní obsah zůstane. Upravte ho v editoru produktu.

Struktura souboru

Hlavička sloupce

První řádek listu je hlavička a systém z ní čte, co má se sloupcem dělat. Kromě prvního sloupce (SKU) má každá hlavička tvar:

Název sloupce [Slug: kod; Akce: ReplaceValue]

Část	Význam
Název sloupce	libovolný popisek pro člověka; systém ho ignoruje
Slug (povinné)	kód pole nebo parametru, který se má naplnit
Akce	co se má s hodnotou stát; když chybí, platí ReplaceValue
Locale	jen u anotace a popisu — jazyk, do kterého obsah patří

Hlavička bez části Slug shodí celý import

Když u některého sloupce chybí Slug, soubor se nezpracuje vůbec — a to ani řádky a listy, které jsou v pořádku. Totéž platí, když je hodnota zapsaná ve sloupci, který v hlavičce popsaný není. Nepřidávejte proto do listu vlastní poznámkové sloupce.

Prázdná buňka v hlavičce ukončí čtení sloupců

Systém čte hlavičku zleva doprava a zastaví se na prvním prázdném poli. Všechno napravo od mezery v hlavičce se tiše přeskočí.

Akce ve sloupci

Akce	Co udělá s hodnotami produktu
ReplaceValue	nahradí obsah pole tím, co je v buňce (výchozí)
AddValue	ponechá stávající hodnoty a přidá k nim nové z buňky
DeleteValue	odebere právě tu hodnotu, která je v buňce

U parametrů a u sloupce Typ produktu má akce DeleteValue ještě zástupný znak: hvězdička * v buňce smaže všechny hodnoty daného parametru, respektive všechny typy produktu. U ostatních sloupců hvězdička nic neznamená — brala by se jako obyčejný text.

Úprava, nebo založení produktu

O tom, co se s řádkem stane, rozhoduje sloupec Action:

Hodnota	Chování
edit	řádek upraví existující produkt se stejným kódem. Platí i tehdy, když sloupec Action v listu vůbec není nebo je buňka prázdná — je to výchozí chování.
create	řádek založí nový produkt. Když kód v katalogu už existuje, řádek se přeskočí a v audit logu se objeví mezi chybami.

Nově založený produkt se na e-shop sám nedostane

Když řádek s create neuvádí Stav a Revizi, produkt vznikne jako Zneveřejněno + Čeká na revizi. Je to pojistka proti tomu, aby se nezkontrolovaná data objevila v prodeji. Zboží schválíte hromadně z výpisu nabídkou Stav.

Kód produktu při úpravě nikdy nepřepisujte

Hodnota v prvním sloupci je jediná vazba řádku na existující kartu zboží. Když ji změníte, řádek se nespáruje s ničím — a při akci edit skončí mezi nenalezenými produkty.

Přehled sloupců

Sloupce, které umí list s produkty:

Sloupec v hlavičce	Slug	Zápis hodnoty
(první sloupec)	SKU	kód produktu, například BOTA-CERNA-42
Action	action	edit, nebo create
Stav	state	published, unpublished, archived
Revize	revision	approved, rejected, awaiting
Název produktu	productTitle	text
Titulek	metaTitle	titulek stránky pro vyhledávače
Meta Description	metaDescription	popisek stránky pro vyhledávače
EAN	eans	čárový kód; víc kódů na samostatných řádcích buňky
Skupina DPH	taxRule	pořadové číslo sazby DPH ze systému, například 1
Cenová strategie	priceStrategy	retail, supplier, stock, dynamic — podle toho, které strategie instalace nabízí
Cena	priceRetail	prodejní cena bez DPH ve výchozí měně, například 1500.50
Při vyprodání	outOfStockAction	archive, allow_purchase, watchdog, inquire
Při vyprodání - vlastní textace	outOfStockNote	text, který se u vyprodaného zboží zobrazí místo údaje o dostupnosti
Obrázky	images	adresa obrázku|popis, například https://priklad.cz/foto.jpg|Detail
Videa	videos	youtube:kód videa
Přílohy	attachments	adresa souboru|název
Alias	itemAliases	vyhledávací alias, například bota na běhání
Typ produktu	productType	ID-Název typu, například 10-Obuv
Anotace, Popis	annotation, description	obsah karty produktu; hlavička nese navíc Locale
(parametr typu)	kód parametru	hodnota parametru, například černá u parametru Barva

Dodavatelský kód (supplierSkus, zápis kód dodavatele|kód zboží) a Nákupní cena (pricePurchase, zápis kód dodavatele|cena bez DPH) se z listu s produkty naimportovat dají, ale nevyvážejí se do něj — viz upozornění u exportu.

Víc hodnot v jedné buňce

Když má produkt dostat několik hodnot (víc čárových kódů, víc obrázků, víc parametrů), oddělte je zalomením řádku uvnitř buňky — v tabulkovém procesoru zpravidla Alt + Enter. Svislítko | naopak odděluje části jedné hodnoty (adresu od popisu, dodavatele od ceny).

Co udělá prázdná buňka

Tohle je nejčastější zdroj překvapení, protože chování není u všech sloupců stejné:

Typ sloupce	Prázdná buňka znamená
jednohodnotové údaje — název, titulek, meta popis, cena, sazba DPH, stav, revize, cenová strategie, chování při vyprodání	žádnou změnu; hodnota v produktu zůstane
vícehodnotové údaje — EAN, obrázky, videa, přílohy, aliasy, parametry, dodavatelský kód, nákupní cena	při výchozí akci ReplaceValue smazání všech dosavadních hodnot

Sloupec, který nechcete měnit, z listu raději vymažte

Samotná přítomnost sloupce je pokyn k zápisu. Prázdný sloupec Obrázky s výchozí akcí tedy neznamená „obrázky neřeš", ale „produkt nemá mít žádné obrázky" — a fotky zmizí. Když je pole ze zpracování ven, smažte celý sloupec, nebo mu v hlavičce nastavte Akce: AddValue.

Prázdný řádek ukončí list

Zpracování listu s produkty se zastaví na prvním řádku s prázdným prvním sloupcem. Všechno pod ním se přeskočí — a nikde se to neohlásí. Nenechávejte proto v datech mezery a nepište pod tabulku poznámky.

Listy a typ produktu

Typ produktu se dá určit dvěma cestami a obě platí současně:

1. Názvem listu — číslo na jeho začátku systém přečte jako pořadové číslo typu. Rozhoduje jen to číslo; text za pomlčkou je pro orientaci člověka. List pojmenovaný 10 - cokoliv tedy přiřadí tentýž typ jako 10 - Obuv.
2. Sloupcem Typ produktu — hodnotou ve tvaru ID-Název.

Když použijete obojí, hodnoty se sečtou a produkt dostane oba typy. Odebrat typy jde jedině sloupcem s akcí DeleteValue.

Tři názvy listů jsou vyhrazené

Listy pojmenované Dodavatelé, Zaskladnění a Alternativy systém čte jinak než listy s produkty (viz níže). Typ produktu s takovým názvem proto do listu nedávejte — data by se zpracovala podle jiných pravidel.

Vyhrazené listy

Tyhle tři listy popisují údaje, kterých má jeden produkt víc: dodavatele, sklady, náhradní zboží. Mají proto vlastní zápis:

• Řádek záznamu má vyplněné SKU i klíčový sloupec (dodavatele, sklad, kód alternativy) a nese všechny ostatní hodnoty.
• Navazující řádek má SKU i klíčový sloupec prázdné a doplňuje jen další položku seznamu — druhé balení u dodavatele, druhý zdroj doplňování, další sklad u alternativy.
• Prázdný řádek navazování ukončí.
• Podporovaná je jen akce ReplaceValue v hlavičce a hodnota edit ve sloupci Action — nové produkty se z těchto listů zakládat nedají.
• Sloupce, které v listu nejsou nebo zůstanou prázdné, se neřeší — tady prázdná buňka nic nemaže.

Klíčový sloupec je Dodavatel (jeho kód z číselníku dodavatelů).

Sloupec	Slug	Hodnota
Dodavatel	supplier	kód dodavatele
Kód dodavatele	supplierSku	označení zboží u dodavatele
Doba dodání	deliveryDays	počet dní
MOQ	minOrderingQuantity	minimální objednací množství
Jednotka	packingUnit	kód jednotky balení
Množství	packingQuantity	vlastní velikost balení
Nákupní cena	pricePurchase	cena bez DPH

Jednotka a Množství se vylučují: balení je buď jednotka produktu, nebo vlastní množství. Další balení téhož dodavatele patří na navazující řádek.

Parametry se zakládají samy

Import parametry nejen vyplňuje, ale i zavádí:

• Když do listu přidáte sloupec s parametrem, který systém zná od jiného typu produktu, přiřadí se tento parametr i k typům, jichž se řádek týká. Není potřeba ho předem nastavovat u typu v administraci.
• Když v buňce použijete hodnotu, kterou parametr zatím nemá, hodnota se založí a přidá se mezi povolené hodnoty parametru u daného typu.

Příklad: parametr Materiál máte zavedený u obuvi a chcete ho začít používat i u bund. Stačí sloupec Materiál doplnit do listu s bundami a vyplnit hodnoty — parametr se k typu přidá a nové materiály vzniknou spolu s ním.

Sílu téhle pohodlnosti neradno podceňovat

Překlep v hodnotě se nezachytí jako chyba — vznikne z něj nová hodnota parametru. Po velkém importu proto stojí za to projít parametry u typu produktu a případné dvojníky uklidit.

Import

Nahrání souboru

Upravený soubor uložte ve formátu XLSX a v nabídce Akce > Import / Export zvolte Importovat z XLSX. Otevře se postranní panel, do kterého soubor přetáhnete nebo ho vyberete ze správy médií.

• Jiný formát než XLSX systém odmítne rovnou při nahrání.
• Volbu importu vidí jen uživatel, který smí produkty zakládat. Exporty takto omezené nejsou.
• Dokud běží předchozí import, další soubor se nepřijme — počkejte, než doběhne.

Zálohu si nechte

Původní stažený soubor uschovejte. Je to nejrychlejší způsob, jak se vrátit zpátky, kdyby úprava dopadla jinak, než jste čekali — hromadná úprava se nedá vzít zpět jedním tlačítkem.

Zpracování na pozadí

Import neproběhne v okamžiku nahrání. Soubor převezme automatizaceImport produktů z XLSX souboru, která se spouští každou minutu a při každém spuštění se podívá, jestli nějaký soubor čeká.

Po zpracování systém soubor vždy smaže — ať už import dopadl jakkoli. Díky tomu lze nahrávat další soubory prakticky každých pár minut, ale zároveň to znamená, že nahraný soubor už z administrace nestáhnete zpátky.

Co se stane při chybě

Chyby se dělí na dva druhy a je mezi nimi zásadní rozdíl:

Druh chyby	Příklad	Následek
Chyba struktury	chybějící Slug v hlavičce, hodnota ve sloupci, který hlavička nepopisuje	nezapíše se nic — ani ostatní listy a řádky
Chyba řádku	kód produktu, který v katalogu není; create na existující kód; nesmyslná hodnota ve vyhrazeném listu	přeskočí se jen ten řádek, zbytek souboru se zapíše

U chyby řádku tedy import „projde do půlky" v tom smyslu, že správné řádky platí a vadné ne. Opravovat se proto vyplatí jen vadné řádky — nahrát celý soubor podruhé je sice možné, ale zbytečně přepíše i to, co už je hotové.

Kontrola v audit logu

Průběh a výsledek každého importu je vidět v audit logu. Hledejte záznamy automatizace Import produktů z XLSX souboru:

• bez chybového záznamu — import proběhl a katalog je aktuální,
• záznam s chybou — u něj je i seznam toho, co se nepovedlo: nenalezené kódy, kódy, které při zakládání už existovaly, a chyby jednotlivých vyhrazených listů.

Protože se soubor po zpracování maže, je audit log jediné místo, kde po importu zůstane stopa.

Časté dotazy (FAQ)

Nahrál jsem soubor a v katalogu se nic nezměnilo. Co s tím?

Nejdřív dejte systému minutu — zápis nedělá nahrání souboru, ale automatizace, která se spouští každou minutu. Pokud se ani pak nic nezměnilo, podívejte se do audit logu: nejčastější příčinou je chyba ve struktuře souboru (přejmenovaná hlavička, hodnota mimo popsané sloupce), po které se nezapíše vůbec nic.

Import mi smazal obrázky (nebo EANy, aliasy, parametry). Jak?

Sloupec zůstal v listu, ale buňky byly prázdné. Přítomnost sloupce je pokyn k zápisu a výchozí akce ReplaceValue nahradí obsah pole tím, co je v buňce — tedy ničím. Sloupce, které měnit nechcete, z listu odstraňte.

Jak přidám hodnotu, aniž bych přišel o ty stávající?

V hlavičce sloupce přepište akci na AddValue. Naopak DeleteValue odebere právě tu hodnotu, která je v buňce; u parametrů a typů produktu navíc hvězdička * smaže všechny.

Naimportoval jsem nové zboží a na e-shopu není.

Řádek nejspíš neuváděl stav a revizi. Takový produkt vznikne jako Zneveřejněno + Čeká na revizi. Schválíte ho hromadně z výpisu nabídkou Stav, nebo příště doplňte do souboru sloupce Stav a Revize.

Proč v exportu nevidím nákupní ceny a kódy dodavatelů?

Protože patří k dodavateli, ne k produktu — jeden produkt jich má tolik, kolik má dodavatelů. Najdete je na listu Dodavatelé, který je součástí exportu vše a exportu dodavatelé.

Vyexportoval jsem jen část katalogu. Proč?

Export bere aktuálně vyfiltrovaný výpis, případně jen zaškrtnuté řádky. Než soubor stáhnete, zkontrolujte filtr — a pokud chcete celý katalog, filtr vyprázdněte a nemějte nic zaškrtnuté.

Můžu si do souboru přidat vlastní pomocný sloupec?

Ne. Hodnota ve sloupci, který hlavička nepopisuje, zastaví celý import. Pomocné výpočty si nechte v jiném souboru a do importovaného listu vložte jen výsledek.

Jde import vzít zpět?

Ne jedním krokem. Proto se vyplatí uschovat původní exportovaný soubor — nahrát ho zpět je nejrychlejší cesta k původním hodnotám.

Související dokumentace

• Produkty — pole editoru produktu a jeho záložky
• Typy produktů — parametry, které se v souboru objeví jako sloupce
• Hromadné akce a úpravy — úpravy zaškrtnutých produktů přímo v administraci, bez tabulky
• Filtrování — jak omezit rozsah exportu
• Audit log — kontrola výsledku importu
• Automatizace — úloha, která import zpracovává
• Importy — pravidelné datové vstupy z okolních systémů (jiný typ importu)
• Dodavatelé — číselník, ze kterého se berou kódy na listu Dodavatelé
• Pravidla doskladnění — význam hodnot na listu Zaskladnění
• Správa médií — odkud se nahrává importovaný soubor