Hromadné pokyny k úhradě
Hromadný pokyn k úhradě sdružuje čekající odchozí platby z jednoho bankovního účtu firmy do jedné dávky pro banku. Pokyn hlídá, že je dávka úplná, po odeslání do banky ji zamkne a sám se označí jako provedený, jakmile se všechny jeho platby spárují s bankovním výpisem.
O funkci
Vracet peníze zákazníkům po jednom převodu je pracné a snadno se něco přehlédne. Účetní proto čekající odchozí platby seskupí do hromadného pokynu, zkontroluje celkovou částku a předá dávku bance najednou. Pokyn pak ukazuje, které převody už banka provedla a které na výpisu ještě chybí.
Každý pokyn platí z jednoho bankovního účtu a obsahuje jen platby v měně tohoto účtu. Dostane číslo z vlastní číselné řady a řídí se vlastním workflow se stavy Otevřený, Odeslaný do banky, Provedený a Zrušený.
Hromadné pokyny jsou součástí funkce odchozích plateb, kterou je potřeba pro projekt zapnout. Bez ní položka v menu není.
Cesta v administraci
Výpis hromadných pokynů
Výpis hromadných pokynů — jeden pokyn je otevřený, druhý odeslaný do banky.
Výpis je seřazený od nejnovějšího pokynu. Ve výchozím nastavení ukazuje sloupce:
- Číslo — číslo pokynu s jeho stavem a bankou,
- Stav — přepínač stavu (viz níže),
- Bankovní účet — účet, ze kterého se platí, a jeho měna,
- Platby — počet plateb v pokynu; šipka otevře panel s jejich seznamem,
- Celkem — součet částek plateb,
- Vytvořeno a Odesláno do banky — kdy pokyn vznikl a kdy byl uzavřen.
Ve vlastních sloupcích si přidáte Měnu, Provedeno, Poznámku a ID. Vyhledávání hledá v čísle a poznámce pokynu; ve filtraci zúžíte výpis podle Kategorie stavu (Otevřený, Uzavřený, Zrušený), Měny a Bankovního účtu.
Založení a úprava hromadného pokynu
Pokyn vznikne dvěma způsoby:
- Z odchozích plateb — ve výpisu odchozích plateb vyberete platby a zvolíte akci Vytvořit hromadný pokyn. Pokyn vznikne rovnou s platbami. Akcí Přidat do hromadného pokynu přidáte další platby do otevřeného pokynu.
- Tlačítkem Nový v tomto výpisu — vznikne prázdný otevřený pokyn, do kterého platby přidáte z výpisu odchozích plateb.
Panel pokynu má dvě záložky:
- Základní údaje — Bankovní účet (povinný) a interní Poznámka. Měnu pokynu určuje výchozí měna zvoleného účtu.
- Platby — seznam plateb v pokynu s dokladem, variabilním symbolem, částkou, účtem příjemce a stavem platby.
Záložka Platby otevřeného pokynu. Ikona na konci řádku platbu z pokynu vyjme.
Upravit údaje i obsah lze jen u pokynu ve stavu Otevřený. Do pokynu jdou jen platby ve stavu Čeká na odeslání, v měně pokynu, které nejsou v jiném pokynu. Když jediná vybraná platba nevyhoví, systém odmítne celý výběr a vypíše, které platby vadí. Účet pokynu můžete změnit jen na účet ve stejné měně, jako mají platby, které už v pokynu jsou.
Ikonou Vyjmout z pokynu vrátíte platbu z otevřeného pokynu zpět do fronty odchozích plateb, odkud ji lze přidat do jiného pokynu.
Stavy a přechody
Stav se mění přímo ve sloupci Stav — u otevřeného pokynu nabízí uzavření nebo zrušení.
Výchozí workflow pokynu:
| Stav | Kategorie | Co znamená |
|---|---|---|
Otevřený | Otevřený | pokyn se sestavuje; platby lze přidávat a vyjímat |
Odeslaný do banky | Uzavřený | dávka je předaná bance; obsah je zamčený a čeká se na výpis |
Provedený | Uzavřený | všechny platby pokynu jsou vypořádané |
Zrušený | Zrušený | pokyn se neodeslal; jeho platby se vrátily do fronty |
- Uzavřít a odeslat do banky (z
Otevřený) — systém před přechodem ověří, že pokyn obsahuje aspoň jednu platbu a že každá platba čeká na odeslání, má účet příjemce, variabilní symbol a měnu pokynu. Jinak přechod odmítne a vypíše problémové platby. Při uzavření se vyplní Odesláno do banky. - Zrušit (z
Otevřený) — pokyn se zruší a všechny jeho platby se vrátí do fronty odchozích plateb. Platby samotné se nezruší. - Označit jako provedený (z
Odeslaný do banky) — jde jen tehdy, když už v pokynu žádná platba nečeká. Obvykle ho systém provede sám (viz níže). - Vrátit mezi odeslané (z
Provedený) — jde jen tehdy, když pokyn zase obsahuje neprovedenou platbu.
V pokynu odeslaném do banky nejde platbu zrušit ani vyjmout. Platbu, kterou banka provedla, ale výpis ji nespároval, můžete ve výpisu odchozích plateb Označit jako provedenou ručně. Význam stavů a přechodů obecně popisuje stránka Stavy.
Jak se pokyn vypořádá s bankovním výpisem
Automatizace Párování odchozích plateb na bankovní pohyby prochází pokyny ve stavu Odeslaný do banky, které ještě mají čekající platbu. Platbu spáruje s odchozím pohybem z účtu pokynu, když souhlasí variabilní symbol (bez úvodních nul), přesná částka a měna. Jeden pohyb vyrovná jednu platbu. Podrobnosti spárování platby popisuje stránka Odchozí platby.
Jakmile v pokynu nezbude žádná čekající platba — spárováním, ručním označením nebo zrušením platby po smazání platby vrácení na dokladu — pokyn sám přejde do stavu Provedený a vyplní se Provedeno. Když v Bankovních pohybech zrušíte spárování některé jeho platby, pokyn se vrátí do stavu Odeslaný do banky.
Automatizace se zapíná ručně
Automatizace párování se dodává nezveřejněná. Dokud ji nezapnete, platby v pokynech zůstávají Čeká na odeslání a pokyn do stavu Provedený nepřejde. Viz Automatizace.
Časté dotazy (FAQ)
Proč nejde pokyn uzavřít a odeslat do banky?
Některá platba v pokynu nemá účet příjemce nebo variabilní symbol, už nečeká na odeslání, nebo je v jiné měně. Systém tyto platby vypíše — doplňte je ve výpisu odchozích plateb, nebo je z pokynu vyjměte. Prázdný pokyn uzavřít nejde.
Jak dostanu platbu z pokynu odeslaného do banky?
Nijak — po odeslání je obsah pokynu zamčený, protože banka dávku už má. Zrušit nebo vyjmout platbu lze jen v otevřeném pokynu.
Co se stane s platbami, když pokyn zruším?
Vrátí se do fronty odchozích plateb ve stavu Čeká na odeslání a můžete je přidat do nového pokynu.
Pokyn nejde založit. Proč?
Pro hromadné pokyny musí existovat číselná řada a workflow. Výchozí řada i workflow se zakládají automaticky; pokud některé chybí, systém to při založení pokynu napíše. Číselné řady spravujete v Číselných řadách.
Související dokumentace
- Odchozí platby — fronta převodů, ze které se pokyn skládá
- Bankovní účty — účet, ze kterého pokyn platí
- Číselné řady
- Automatizace
- Stavy