Číselné řady

Číselná řada přiděluje dokladům čísla a zároveň nese jejich nastavení — workflow, značení, variabilní symbol, obsah PDF a u převodů i omezení, s čím lze doklad založit. Jak řada zapadá do celku, popisuje Dokumentový model.

O funkci

Každý doklad dostává při vytvoření číslo z číselné řady — např. objednávka OBJ26070036. Řada ale určuje víc než jen číslování: váže na doklad workflow, sady značení a formát variabilního symbolu. Více řad jednoho typu dokladu umožňuje oddělit různé agendy (např. e-shopové a servisní objednávky) — každá má vlastní číslování, workflow i tisk.

Cesta v administraci

Nastavení > Dokumenty > Číselné řady

Výpis číselných řad

Seznam zobrazuje sloupce Název, Typ dokumentu, Kód, Prefix dokladu a # (interní číslo řady); podle každého z nich lze řadit, výchozí řazení je od naposledy založené řady. Vyhledávací pole hledá v názvu, kódu i prefixu řady. Tlačítko Zobrazit filtraci rozbalí panel s výběrem Typ dokumentu — viz Filtrace a vyhledávání.

• Novou řadu založíte tlačítkem Nová číselná řada, existující otevřete kliknutím na její název nebo na tužku Upravit v řádku. Formulář řady se otevře jako samostatná stránka.
• Jednu řadu smažete z nabídky u tužky v řádku, více řad najednou zaškrtnete a zvolíte Akce › Smazat vybrané — viz Hromadné akce. Obojí vidí jen uživatel s oprávněním řady mazat.

Číselné řady dokladů s rozbaleným filtrem — každý typ dokladu může mít i více řad.

Založení a úprava číselné řady

Detail řady má až tři záložky: Nastavení, Generování PDF a Omezení. Které se zobrazí, záleží na zvoleném Typu dokladu.

Záložka Nastavení

Pole	Význam
Typ dokladu	typ dokladu, pro který řada platí (objednávka, příjemka, převod…); povinné. Podle něj se nabízí workflow a další nastavení; po změně typu se vybrané workflow vymaže
Název, Kód	pojmenování řady; obojí povinné, kód musí být jedinečný
Prefix dokladu	začátek čísla dokladu; povinný, smí obsahovat jen písmena, číslice a znak % pro zástupné symboly data — %y/%Y (rok), %m (měsíc), %d (den). Např. prefix FAK%y%m vytvoří v červenci 2026 čísla FAK2607…
Workflow	workflow, kterým se řídí stavy dokladů této řady; povinné, nabízí se jen workflow pro zvolený typ dokladu
Workflow položek	vlastní stavy jednotlivých položek dokladu — viz Stavy položek dokladu. Nepovinné; bez výběru se doklady chovají jako dřív. Pole se zobrazí jen se zapnutou funkcí Stavy položek dokladů a dnes jen u řad poptávek
Typy dokumentů	sady značení pro hlavičku dokladu. Určují, zda a s jakými parametry se na dokladech řady nabídne záložka Parametry
Typy položek dokumentů	sady značení položek dokladů této řady
Přenos stavu zpracování na předky položek	které stavy zpracování doklad této řady zapisuje zpět na doklady, ze kterých vznikl
Atributy přeskočené při transformaci	údaje, které se nepřevezmou, když doklad této řady vzniká z jiného dokladu. Nabízí se Dodací adresa — nový doklad ji pak má prázdnou
Délka čísla	počet číslic pořadového čísla za prefixem (doplňuje se nulami zleva); povinné, nejméně 1, výchozí 4
Prefix variabilního symbolu, Délka variabilního symbolu	formát variabilního symbolu pro párování plateb (jen doklady s platbami) — viz níže

Záložka Nastavení u řady převodů — pod společnými poli jsou nastavení, která má jen tento typ dokladu.

Nastavení podle typu dokladu

U některých typů dokladů přibývají pod společnými poli další:

Typ dokladu	Pole navíc
Výdejka, Příjemka	Typ transakcí (Fyzické, Účetní, Fyzické i účetní — viz Příjemky a Výdejky); u některých řad také Navazující účetní doklad - číselná řada a Navazující účetní doklad - přechod pro uzavření
Převod	Role (Výchozí nebo Převoz mezi lokacemi), Výchozí č. řada pro výdejku, Výchozí č. řada pro příjemku — řady, které dostanou výdejka a příjemka převodu, když převod žádnou neurčí
Dodací list	Role
Objednávka, Zásilka, Dodací list vydaný	Povolené číselné řady pro sdílení plateb
Daňový doklad	Typ daňového dokladu, Výchozí kontakt, Výchozí splatnost (dny)
Dávka dokladů	Způsob distribuce, Způsob výdeje ze skladu

Jak se generuje číslo dokladu

• Číslo = prefix (s dosazeným datem vytvoření dokladu) + pořadové číslo doplněné nulami na nastavenou délku.
• Pořadové číslo se počítá v rámci prefixu: pokud prefix obsahuje rok (%y), začíná číslování každý rok znovu od 1; bez data v prefixu běží jedno souvislé číslování.
• Řada se nemůže vyčerpat — pokud pořadové číslo přeroste nastavenou délku, systém délku automaticky zvětší a pokračuje.

Stejný prefix = společné číslování

Dvě řady stejného typu dokladu se stejným prefixem sdílejí jedno pořadové číslování. Volte prefixy tak, aby byly v rámci typu dokladu jednoznačné.

Jak se generuje variabilní symbol

• Variabilní symbol dostane nový doklad s platbami, jen když má jeho řada vyplněný Prefix variabilního symbolu.
• Prefix se skládá z číslic (nesmí začínat nulou) a končí alespoň jedním zástupným symbolem data — např. %y%m nebo 7%y. Datum se dosadí ke dni, kdy se symbol generuje.
• Délka variabilního symbolu je celková délka včetně prefixu; prázdné pole znamená 10 číslic. Na rozdíl od čísla dokladu se délka sama neprodlužuje.
• Variabilní symboly jsou jedinečné napříč všemi typy dokladů — řady různých typů se stejným výsledným prefixem proto čerpají z jedné společné posloupnosti.

Generování PDF

Druhá záložka detailu řady, Generování PDF, určuje co se vytiskne na PDF dokladech této řady. Díky tomu může mít faktura jinou skladbu údajů než dodací list nebo zálohová faktura.

Záložka Generování PDF u řady vydaných faktur — zaškrtávací volby ve skupinách, hromadné přepínače, vybrané řady původních dokladů a dole podpisová pole s Poznámkou.

Nastavení platí pro jednu řadu

Každá číselná řada má vlastní nastavení. Chcete-li stejnou patičku nebo stejné podpisové řádky na fakturách i na dodacích listech, musíte je nastavit v každé řadě zvlášť — nikde není společné nastavení, které by se propsalo do všech.

Záložka u některých řad chybí

Generování PDF se nabízí jen u řad, jejichž Typ dokladu je takzvaný základní doklad — typicky prodejní a fakturační doklady, dodací listy, zásilky a vratky. U ostatních typů (například u převodů) se záložka vůbec nezobrazí, protože se pro ně PDF touto cestou nesestavuje.

Čísla původních dokladů

Pole Povolené číselné řady pro zobrazení dokladu říká, z jakých řad se má do hlavičky PDF vypsat číslo předchozího dokladu. Doklady na sebe navazují (z objednávky vznikne dodací list, z něj faktura) a bez tohoto nastavení zákazník na faktuře nevidí, které objednávky se týká.

Vyberete-li například u faktur řady objednávek, vytiskne se na faktuře číslo objednávky, ze které vznikla. Vybírá se více řad — obvykle všechny řady, které mohou dané faktuře předcházet.

Co se tiskne v těle dokladu

Obsah se skládá ve třech skupinách. Ve výchozím stavu jsou zapnuté všechny volby kromě Externího čísla — nastavením se tedy údaje spíš odebírají, než přidávají.

Skupina	Co v ní nastavíte
Podrobnosti a parametry	údaje o dokladu jako celku: Sklad, Umístění ve skladu, Způsob dopravy, Způsob platby, Poznámka, Tagy, Datum zdanitelného plnění a Externí číslo (to je ve výchozím stavu vypnuté a vytiskne se jen u dokladu, který externí číslo má)
Položky	co se u zboží vytiskne: Kód zboží (SKU), EAN, QR kód, Množství, Sériová čísla a jednotlivé cenové údaje (Cena bez DPH, Cena s DPH, DPH, Celková cena bez DPH, Celková cena s DPH, Celkem DPH)
Shrnutí dokumentu	souhrn v patičce: Celková cena položek, Celková cena, Zaplacená částka, Celková částka k zaplacení, Částka k zaplacení podle položek, zaokrouhlení a QR kód platby

Uvnitř skupin jsou volby rozdělené na Systémové parametry (údaje, které umí platforma sama) a Parametry typu dokumentů, respektive Parametry typu položek. Ty druhé jsou vlastní údaje, které si zavedete přes typy dokumentů a typy položek dokumentů — na dokladu se dají vytisknout stejně jako systémové údaje. Tady se jen volí, které z nich se tisknou.

Skupiny mají hromadné přepínače (Všechny tagy, Všechny vlastnosti), kterými zapnete nebo vypnete celou skupinu najednou. Změny je potřeba uložit.

Patička: podpisy a vlastní text

V dolní části záložky se nastavuje patička dokladu:

• Podpisová pole — dvě textová pole (pro zákazníka a pro obsluhu). Vyplněný text se vytiskne jako popisek podpisového řádku; nejde tedy o pouhé zapnutí či vypnutí, ale o to, co u řádku stojí. Prázdné pole = podpisový řádek se nevytiskne.
• Poznámka — statický text, který se vypíše na každém PDF této řady. Hodí se na informace o reklamacích, otevírací dobu nebo poděkování za nákup.

Omezení

Záložka Omezení určuje, s čím smí vzniknout doklad této řady. Dnes se nabízí jen u řad převodů a umožňuje omezit tři údaje převodu:

• Číselné řady výdejek — do jakých řad smí patřit výdejka převodu,
• Číselné řady příjemek — do jakých řad smí patřit příjemka převodu,
• Cílové sklady — na které sklady smí převod zboží přesouvat.

Vlevo u každého výběru přepnete režim: = znamená „povolené jsou jen vybrané hodnoty", != znamená „vybrané hodnoty jsou zakázané, ostatní povolené". Prázdný výběr = bez omezení. Mezi řadami výdejek a příjemek se nabízejí jen řady s Typem transakcí Fyzické — výdejka a příjemka převodu jen fyzicky přesouvají zboží.

Omezení řady převodů: povolené dvě řady výdejek a jedna řada příjemek, dva sklady jsou jako cíl zakázané (režim !=).

Kdy se omezení kontroluje. Při založení převodu této řady — ručně v administraci, přes API, akcí workflow i při doskladnění. Posuzuje se řada výdejky a příjemky, kterou převod skutečně dostane, tedy i ta doplněná z polí Výchozí č. řada pro výdejku / příjemku. Nevyhovující převod se nezaloží a uložení skončí hláškou „Číselná řada <kód řady> nepovoluje zadanou hodnotu (omezení …)".

Kdy se nekontroluje. Při pozdější úpravě existujícího převodu, u převodů, které vznikají při inventuře, při zpracování vratky a z automatizace nedostupného zboží, a u převodů založených dřív, než bylo omezení nastavené.

Všechna omezení najednou v administraci nezrušíte

Jednotlivý výběr vyprázdnit můžete, dokud zůstane vyplněný aspoň jeden další. Když ale vyprázdníte všechny tři a řadu uložíte, zůstane uložené původní omezení.

Časté dotazy (FAQ)

Proč se změna patičky neprojevila na dokladu?

Nejčastěji je změna uložená v jiné řadě, než ze které doklad vznikl — nastavení platí vždy jen pro jednu řadu. Zkontrolujte, kterou řadu doklad používá, a jestli jste změnu uložili.

U některých řad není záložka Generování PDF. Proč?

Nabízí se jen u řad, jejichž Typ dokladu je základní doklad (prodejní a fakturační doklady, dodací listy, zásilky, vratky). U ostatních typů se PDF touto cestou nesestavuje.

Jak dostanu na doklad vlastní údaj, který platforma nezná?

Zavedete si ho jako údaj typu dokumentu nebo typu položek a pak ho na záložce Generování PDF zapnete ve skupině Parametry typu dokumentů, respektive Parametry typu položek.

Proč v Omezení nevidím řadu příjemek, kterou převody používají?

Nabízejí se jen řady příjemek a výdejek s Typem transakcí Fyzické. Řada, která zapisuje i účetní pohyby, se mezi možnostmi neobjeví. Hodnota, která už v omezení uložená je a přestala se nabízet (řada změnila typ transakcí, sklad byl smazán), zůstane ve výběru pod svým kódem.

Proč se převod s nepovoleným cílovým skladem přesto uložil?

Omezení se kontroluje jen při založení převodu. Pokud se cílový sklad změnil až úpravou existujícího převodu, nebo převod vznikl z inventury či vratky, kontrola neproběhne.

Mohu změnit prefix už používané řady?

Technicky ano, ale nová čísla se začnou generovat s novým prefixem a číslování naváže podle nového prefixu. U účetních dokladů změny konzultujte s účetní — kontinuita číselných řad podléhá legislativě.

Proč doklad nemá variabilní symbol?

Variabilní symbol se generuje jen u dokladů s platbami a jen pokud má řada vyplněný Prefix variabilního symbolu. Prázdný prefix = variabilní symbol se negeneruje.

Mohu smazat řadu, podle které už vznikly doklady?

Ne — každý doklad musí patřit do své řady, takže řadu s doklady systém smazat nedovolí. Pokud ji už nechcete používat, založte novou řadu a nové doklady zakládejte v ní.

Související dokumentace

• Dokumentový model
• Typy dokumentů
• Typy položek dokumentů
• Záložka Parametry na skladových dokladech — kde se vyplňují typy dokumentů řady
• Převody — doklady, na které se vztahuje záložka Omezení
• Stavy — včetně stavů položek dokladu
• Princip workflow
• POS (nastavení) — řady dokladů prodeje na pokladně a sdílení plateb se zastřešujícím dokladem