Číselné řady
Tato stránka popisuje nastavení číselných řad dokladů — formát čísel, vazbu na workflow a značení. Číselná řada je centrálním konfiguračním prvkem dokladů, viz Dokumentový model.
O funkci
Každý doklad dostává při vytvoření číslo z číselné řady — např. objednávka OBJ26070036. Řada ale určuje víc než jen číslování: váže na doklad workflow, sady značení a formát variabilního symbolu. Více řad jednoho typu dokladu umožňuje oddělit různé agendy (např. e-shopové a servisní objednávky).
Cesta v administraci
Výpis číselných řad
Seznam zobrazuje sloupce Název, Typ dokumentu, Kód a Prefix dokladu. Filtrovat lze fulltextem a podle typu dokladu; tlačítkem Nová číselná řada založíte řadu, hromadně mazat lze tlačítkem Smazat.
Číselné řady dokladů — každý typ dokladu může mít i více řad.
Nastavení řady
Detail číselné řady — typ dokladu, formát čísla, workflow a značení.
| Pole | Význam |
|---|---|
| Typ dokladu | typ dokladu, pro který řada platí (objednávka, příjemka…); povinné, po založení jej neměňte |
| Název, Kód | pojmenování řady pro orientaci v administraci |
| Prefix dokladu | začátek čísla dokladu; může obsahovat zástupné symboly data — %y/%Y (rok), %m (měsíc), %d (den). Např. prefix FAK%y%m vytvoří v červenci 2026 čísla FAK2607… |
| Délka čísla | počet číslic pořadového čísla za prefixem (doplňuje se nulami zleva, výchozí 4) |
| Workflow | workflow, kterým se řídí stavy dokladů této řady; bez výběru se použije workflow daného typu dokladu |
| Prefix variabilního symbolu, Délka variabilního symbolu | formát variabilního symbolu pro párování plateb (jen doklady s platbami); prefix musí být číselný, může obsahovat zástupné symboly data |
| Typy dokumentů, Typy položek dokumentů | sady značení, kterými lze doklady/položky této řady označovat |
| Přenos stavu zpracování na předky položek | které stavy zpracování se přenášejí na související (zdrojové) doklady |
| Atributy přeskočené při transformaci | údaje, které se nemají kopírovat při vytváření navazujícího dokladu (např. dodací adresa) |
Jak se generuje číslo dokladu
- Číslo = prefix (s dosazeným datem) + pořadové číslo doplněné nulami na nastavenou délku.
- Pořadové číslo se počítá v rámci prefixu: pokud prefix obsahuje rok (
%y), začíná číslování každý rok znovu od 1; bez data v prefixu běží jedno souvislé číslování. - Řada se nemůže vyčerpat — pokud pořadové číslo přeroste nastavenou délku, systém délku automaticky zvětší a pokračuje.
Stejný prefix = společné číslování
Dvě řady stejného typu dokladu se stejným prefixem sdílejí jedno pořadové číslování. Volte prefixy tak, aby byly v rámci typu dokladu jednoznačné.
Generování PDF
Druhá záložka detailu řady, Generování PDF, určuje co se vytiskne na PDF dokladech této řady. Díky tomu může mít faktura jinou skladbu údajů než dodací list nebo zálohová faktura.
Nastavení platí pro jednu řadu
Každá číselná řada má vlastní nastavení. Chcete-li stejnou patičku nebo stejné podpisové řádky na fakturách i na dodacích listech, musíte je nastavit v každé řadě zvlášť — nikde není společné nastavení, které by se propsalo do všech.
Záložka u některých řad chybí
Generování PDF se nabízí jen u řad, jejichž Typ dokladu je takzvaný základní doklad — typicky prodejní a fakturační doklady, dodací listy, zásilky a vratky. U ostatních typů se záložka vůbec nezobrazí, protože se pro ně PDF touto cestou nesestavuje.
Čísla původních dokladů
Pole Povolené číselné řady pro zobrazení dokladu říká, z jakých řad se má do hlavičky PDF vypsat číslo předchozího dokladu. Doklady na sebe navazují (z objednávky vznikne dodací list, z něj faktura) a bez tohoto nastavení zákazník na faktuře nevidí, které objednávky se týká.
Vyberete-li například u faktur řady objednávek, vytiskne se na faktuře číslo objednávky, ze které vznikla. Vybírá se více řad — obvykle všechny řady, které mohou dané faktuře předcházet.
Co se tiskne v těle dokladu
Obsah se skládá ve třech skupinách. Ve výchozím stavu jsou všechny volby zapnuté — nastavením se tedy údaje spíš odebírají, než přidávají.
| Skupina | Co v ní nastavíte |
|---|---|
| Podrobnosti a parametry | údaje o dokladu jako celku: Sklad, Umístění ve skladu, Způsob dopravy, Způsob platby, Poznámka, Tagy a Datum zdanitelného plnění |
| Položky | co se u zboží vytiskne: Kód zboží (SKU), EAN, QR kód, Množství, Sériová čísla a jednotlivé cenové údaje (Cena bez DPH, Cena s DPH, DPH, Celková cena bez DPH, Celková cena s DPH, Celkem DPH) |
| Shrnutí dokumentu | souhrn v patičce: Celková cena položek, Celková cena, Zaplacená částka, Celková částka k zaplacení, Částka k zaplacení podle položek, zaokrouhlení a QR kód platby |
Uvnitř skupin jsou volby rozdělené na Systémové parametry (údaje, které umí platforma sama) a Parametry typu dokumentů, respektive Parametry typu položek. Ty druhé jsou vlastní údaje, které si zavedete přes typy dokumentů a typy položek dokumentů — na dokladu se dají vytisknout stejně jako systémové údaje. Tady se jen volí, které z nich se tisknou.
Skupiny mají hromadné přepínače (Všechny tagy, Všechny vlastnosti), kterými zapnete nebo vypnete celou skupinu najednou. Změny je potřeba uložit.
Patička: podpisy a vlastní text
V dolní části záložky se nastavuje patička dokladu:
- Podpisová pole — dvě textová pole (pro zákazníka a pro obsluhu). Vyplněný text se vytiskne jako popisek podpisového řádku; nejde tedy o pouhé zapnutí či vypnutí, ale o to, co u řádku stojí. Prázdné pole = podpisový řádek se nevytiskne.
- Poznámka — statický text, který se vypíše na každém PDF této řady. Hodí se na informace o reklamacích, otevírací dobu nebo poděkování za nákup.
Časté dotazy (FAQ)
Proč se změna patičky neprojevila na dokladu?
Nejčastěji je změna uložená v jiné řadě, než ze které doklad vznikl — nastavení platí vždy jen pro jednu řadu. Zkontrolujte, kterou řadu doklad používá, a jestli jste změnu uložili.
U některých řad není záložka Generování PDF. Proč?
Nabízí se jen u řad, jejichž Typ dokladu je základní doklad (prodejní a fakturační doklady, dodací listy, zásilky, vratky). U ostatních typů se PDF touto cestou nesestavuje.
Jak dostanu na doklad vlastní údaj, který platforma nezná?
Zavedete si ho jako údaj typu dokumentu nebo typu položek a pak ho na záložce Generování PDF zapnete ve skupině Parametry typu dokumentů, respektive Parametry typu položek.
Mohu změnit prefix už používané řady?
Technicky ano, ale nová čísla se začnou generovat s novým prefixem a číslování naváže podle nového prefixu. U účetních dokladů změny konzultujte s účetní — kontinuita číselných řad podléhá legislativě.
Proč doklad nemá variabilní symbol?
Variabilní symbol se generuje jen u dokladů s platbami a jen pokud má řada vyplněný Prefix variabilního symbolu. Prázdný prefix = variabilní symbol se negeneruje.
Co se stane, když řadu smažu?
Existující doklady si svá čísla ponechají; pro nové doklady daného typu je ale potřeba jiná řada. Řady s doklady nemažte — založte raději novou a starou přestaňte používat.