Nákupní objednávky
Nákupní objednávka eviduje, co je u kterého dodavatele objednáno, do kterého skladu to má dorazit a kolik z toho už bylo přijato.
O funkci
Nákupní objednávka vzniká třemi způsoby:
- ručně — tlačítkem Nový ve výpisu;
- automaticky z poptávky — krok workflow na prodejním (nebo jiném) dokladu objedná u dodavatele zboží, které na doklad chybí, a každá objednaná položka si nese vazbu na položku dokladu, pro který se objednává;
- automaticky podle hlídaného minima a maxima zásoby — když zásoba produktu ve skladu klesne pod minimum, systém ji doobjedná do maxima (viz Doplnění podle hlídaného minima a maxima).
Při automatickém objednávání systém položky přidá do otevřené nákupní objednávky vybraného dodavatele pro daný sklad a lokaci, nebo založí novou. Dodavatele vybírá podle strategie výběru dodavatele (viz Strategie výběru dodavatele).
Nákupní objednávka sama nehýbe zásobou. Nedodané množství se ale počítá jako zboží na cestě — proto ho automatické objednávání nepřiobjedná znovu. Na objednávku navazuje dodací list přijatý a příjemky; přijaté množství se páruje zpět na objednávku a plně pokrytá objednávka se uzavře sama. Dodací list k objednanému zboží se nezakládá z detailu objednávky, ale z přehledu Zboží v objednávkách nabídkou Akce > Přenést položky (viz Dodací listy přijaté).
Cesta v administraci
Výpis nákupních objednávek
Nákupní objednávky — nad seznamem pohledy Otevřené, Odeslané a Vše, vpravo vyhledávání a filtry, v řádku výběr stavu, tužka pro otevření detailu a nabídka dalších akcí.
Výchozí sloupce jsou Objednávka (číslo dokladu se štítkem stavu), Dodavatel, Sklad, Vytvořeno, Stav a Akce; seznam je seřazený od nejnovější objednávky. Volitelně lze přidat sloupec Plnění s ukazatelem, kolik z objednaného už dorazilo, a sloupec Sklad a lokace, který ukazuje sklad a pod ním lokaci, kam zboží míří. Mezi filtry je kromě stavu, číselné řady a data i Dodavatel a Sklad.
V nabídce u tužky v řádku je Export pro dodavatele — stáhne soubor s objednanými položkami ve formátu, který je u dodavatele nastavený v poli Export objednávek (bez nastavení se použije výchozí formát systému).
Co výpis nákupních objednávek nemá
Panel Položky, hromadnou změnu stavu přes tlačítko Stav a export seznamu do CSV nabízejí výpisy prodejních dokladů, například objednávek. Výpis nákupních objednávek je nemá — stav se mění u každé objednávky zvlášť, ve sloupci Stav nebo na detailu.
Založení a úprava nákupní objednávky
Tlačítko Nový otevře vpravo panel Nová objednávka s kartou Základní informace:
Nová objednávka — dodavatel, lokace a sklad jsou povinné a předvyplněné; objednávka se založí tlačítkem Uložit.
| Pole | Význam |
|---|---|
| Číselná řada | řada nákupních objednávek; určuje workflow objednávky a také, zda se na detailu nabídne záložka Parametry |
| Jazyk, Priorita | nepovinná pole hlavičky dokladu |
| Dodavatel | dodavatel, u kterého se objednává; předvyplní se první dodavatel v nabídce |
| Lokace | lokace, do které zboží dorazí; předvyplní se první lokace |
| Sklad | sklad, na který se zboží přijme; nabízejí se jen sklady zvolené lokace a předvyplní se její první sklad. Když lokaci změníte a vybraný sklad do ní nepatří, přepne se sklad na první sklad nové lokace. |
Po uložení se otevře detail nové objednávky. Nad záložkami jsou souhrny Artiklů, Množství, Cena a Zpracováno, pod nimi záložky Produkty (objednané položky a jejich množství a ceny), Parametry, Přehled (hlavička dokladu), Zboží z objednávek, Vazby dokumentů a Historie. Záložka Zboží z objednávek se zobrazí jen tehdy, když jsou položky objednávky navázané na prodejní doklady; záložka Parametry jen tehdy, když ji číselná řada nabízí.
Detail otevřené objednávky — u každého produktu volný stav, očekávané doručení, nákupní cena a objednané množství.
V nabídce Akce > Export / import je Exportovat pdf (ve dvou variantách — s interními kódy produktů, nebo s kódy dodavatele) a Export pro dodavatele, který stáhne stejný soubor jako ikona ve výpisu. Nabídka obsahuje také obecné akce dokladů pro kopírování dokladu a import položek z jiného dokladu.
Akce > Export / import — export PDF a export pro dodavatele.
Záložka Parametry
Záložka Parametry slouží k označení dokladu vlastními údaji nad rámec systémových polí — třeba interní kategorií nákupu nebo příznakem, jak se má dodávka zpracovat. Stejně funguje na všech skladových dokladech, které ji mají: vedle nákupních objednávek také na příjemkách, výdejkách, převodech, inventurách a přijatých dodacích listech.
Co se na záložce nabízí, určuje číselná řada dokladu. V nastavení číselné řady vyberete v poli Typy dokumentů jeden nebo více typů dokumentů a každý typ nese svou sadu parametrů:
- Řada bez typů dokumentů — záložka Parametry se na dokladech této řady vůbec nezobrazí.
- Řada s typy dokumentů — záložka ukazuje tabulku: sloupce jsou přiřazené typy dokumentů, řádky jejich parametry. Hodnotu vyplníte v buňce typu, který daný parametr obsahuje. U výběrového parametru se nabízejí jen hodnoty, které typ dokumentů povoluje. Parametr se zámkem je jen pro čtení.
- Typy bez parametrů — místo tabulky se zobrazí hláška „Nebyly nalezeny žádné štítky. Zkuste nejdříve prosím nastavit typ dokumentu."
Záložka Parametry — sloupec za každý typ dokumentů řady, řádek za každý parametr.
Vyplněné hodnoty se uloží spolu s dokladem tlačítkem Uložit nebo Uložit a zavřít. Doklad, který už upravovat nelze, tato tlačítka nemá, a změny na záložce se proto neuloží.
Odebrání typů z řady hodnoty nesmaže
Když řadě typy dokumentů odeberete, záložka se na jejích dokladech skryje, ale hodnoty, které doklady už mají vyplněné, systém při dalším uložení dokladu nepřepíše ani nesmaže.
Stavy a přechody
Stavy nákupní objednávky řídí workflow číselné řady, takže se mezi instalacemi mohou lišit názvy i přechody. Každý stav ale patří do jedné ze čtyř kategorií, podle kterých se systém chová:
| Kategorie | Chování |
|---|---|
Otevřená | objednávka sbírá položky; jen do otevřené objednávky přidává zboží automatické objednávání |
Probíhá zpracování | objednávka odešla dodavateli; na detailu je u každé položky vidět, kolik z objednaného množství už dorazilo |
Uzavřená | vše dodáno; objednávka ve stavu zpracování se uzavře sama, jakmile jsou všechny její položky pokryté přijatým zbožím a workflow z aktuálního stavu nabízí právě jeden přechod do uzavřeného stavu |
Zrušená | objednávka se neplní |
Nedodané položky otevřených i zpracovávaných objednávek jsou vidět v přehledu Zboží v objednávkách. Přechod, kterým objednávka odchází dodavateli, v běžném nastavení doplní položkám očekávané datum dodání a odešle e-mail s exportem objednávky.
Doplnění podle hlídaného minima a maxima
Hlídané minimum a maximum se nastavuje u produktu zvlášť pro každý sklad — na záložce Sklad ve sloupcích Minimální zásoba a Doskladňovat do. Doplňuje se jen zboží, které má maximum vyplněné.
Jakmile zásoba produktu ve skladu klesne pod minimum, systém objedná množství, které ji doplní do maxima. Zásobou se tu rozumí zboží fyzicky skladem bez blokovaných kusů, plus zboží na cestě (nedodané položky otevřených a zpracovávaných nákupních objednávek), minus rezervace. Opakované doplnění proto nad maximum neobjedná. Neaktivní produkty a produkty bez skladové jednotky se přeskočí.
Doplnění probíhá dvěma způsoby:
- Ručně nad otevřenou objednávkou — přechod Doplnit z min/max (v běžném nastavení workflow u otevřené objednávky) projde sklad objednávky a přidá do ní zboží, které kleslo pod minimum a které dodavatel této objednávky dodává, tedy má u produktu vyplněný kód dodavatele. Pokud objednávka produkt už obsahuje, množství se přičte k jeho řádku. Nové řádky dostanou očekávanou cenu z ceníku dodavatele. Viz akce Doplnit z min/max.
- Automaticky na pozadí — automatizace Automatické doobjednání zásob (min/max) projde vlastní sklady, které patří do některé lokace, a pro zboží pod minimem vybere dodavatele podle strategie. Položky přidá do otevřené objednávky dodavatele pro daný sklad a lokaci, nebo založí novou ve výchozí řadě nákupních objednávek. Když sklad patří do více lokací, objednávka se vede na lokaci, která má tento sklad jako Výchozí sklad pro rozvoz, jinak na výchozí lokaci pro rozvoz. Kolik řádků se objednalo a kolik přeskočilo, se zapíše do auditního logu.
Tip
Množství se počítá tak, aby zásoba dosáhla maxima — nejde o objednání pevného počtu kusů. Automatické doplnění navíc bere v úvahu jen dodavatele, kteří mají v kartě dodavatele Režim objednávání Objednávat automaticky; ruční Doplnit z min/max tuto podmínku nemá.
Strategie výběru dodavatele
Strategie rozhoduje, u kterého z dodavatelů produktu se zboží objedná. Používá ji automatické doplnění min/max i objednání chybějícího zboží z dokladu — tam se volí v nastavení kroku workflow, nebo si ji systém vyžádá při změně stavu. Automatické doplnění min/max používá strategii Otevřená nákupní objednávka.
| Strategie | Chování |
|---|---|
| Otevřená nákupní objednávka | přednost má dodavatel, jehož otevřená objednávka pro daný sklad a lokaci už produkt obsahuje; pak dodavatel, který tam má jakoukoli otevřenou objednávku; jinak první dostupný dodavatel produktu. Položky tak přibývají do jedné souhrnné objednávky. |
| Dodavatel s nejnižší cenou | vybírá dodavatele s nejnižší nákupní cenou produktu; přednost mají dodavatelé, kteří mají na svém skladu dost kusů pro celé objednávané množství. |
Objednávky se vždy vedou zvlášť pro každou kombinaci dodavatel + sklad + lokace.
Časté dotazy (FAQ)
Proč se položky přidávají do existující objednávky místo založení nové?
Automatické objednávání přidává zboží do otevřené objednávky dodavatele pro stejný sklad a lokaci, dokud taková existuje. Dodavateli pak odchází jedna souhrnná objednávka. Jakmile objednávka otevřený stav opustí, další položky založí novou.
Proč na nákupní objednávce nevidím záložku Parametry?
Číselná řada objednávky nemá přiřazený žádný typ dokumentů. Přiřaďte jí typ v nastavení číselné řady (pole Typy dokumentů) — viz Záložka Parametry.
Jak zjistím, co z objednávky ještě nedorazilo?
V přehledu Zboží v objednávkách — ukazuje nedodané položky napříč všemi objednávkami. U jednotlivých objednávek to ukazuje volitelný sloupec Plnění ve výpisu.
Jaký je rozdíl mezi objednáním z poptávky a doplněním z min/max?
Objednání z poptávky reaguje na konkrétní doklad, který požaduje zboží, jež není skladem, a objednané položky zůstávají s tímto dokladem svázané. Doplnění z min/max vychází z hlídaných hladin zásoby u produktu a doobjednává preventivně, nezávisle na jednotlivých objednávkách zákazníků.
Související dokumentace
- Dodací listy přijaté
- Zboží v objednávkách
- Příjemky — párování přijatého zboží na objednávky
- Nedostupné zboží
- Zboží pro e-shop — položky bez vazby na živou prodejní objednávku, nabídnuté k prodeji na e-shopu
- Dodavatelé — režim objednávání a formát exportu
- Číselné řady · Typy dokumentů — nastavení záložky Parametry
- Produkty — hlídané minimum a maximum na záložce Sklad
- Sériová čísla — předgenerování čísel před dodáním
- Doplnit z min/max · Odeslat e-mail s exportem objednávky — akce workflow nákupní objednávky