Sériová čísla
Tato stránka popisuje sériová čísla — evidenci jednotlivých kusů zboží, díky které systém ví, který konkrétní kus přišel na sklad, kde leží a komu byl vydán.
O funkci
Běžná skladová zásoba se počítá po kusech: u zboží je množství, ne seznam kusů. Jakmile ale potřebujete odpovědět na otázku „tenhle konkrétní kus — odkud je a kdo ho má", pouhé množství nestačí. Přesně na to jsou sériová čísla: každému fyzickému kusu se přidělí vlastní identifikátor, který ho provází dokladem, skladovou pozicí i pohybem.
Typicky se to vyplatí u zboží se zárukou a servisem (elektronika, stroje, jízdní kola), u zboží s povinnou dohledatelností a všude, kde reklamace nebo záruční oprava potřebuje vědět, ze které dodávky kus pochází.
Sériová čísla nemají vlastní položku v nabídce administrace. Zapínají se u jednotlivého zboží a pracuje se s nimi tam, kde zboží fyzicky prochází — na příjemkách, výdejkách, dodacích listech, nákupních objednávkách, v objednávkách zákazníků a v terminálové aplikaci.
Sériové číslo × šarže
Sériové číslo označuje jeden kus. Šarže označuje celou dodávku nebo výrobní dávku a několik kusů ji sdílí. Obojí lze u zboží vést zároveň.
Režimy trasování
Evidence se zapíná u konkrétního zboží v jeho detailu, na záložce Sklady a distribuce, v kartě Sériová čísla. Stejné nastavení má každá varianta zboží zvlášť — u variantního zboží se tedy rozhoduje po variantách, ne za celou skupinu.
Na výběr jsou tři možnosti:
| Volba | Co znamená |
|---|---|
| Nepoužívat | zboží se sériově neeviduje; doklady po číslech nikdy nežádají (výchozí stav) |
| Trasovat pouze při prodeji | čísla se řeší až ve chvíli, kdy zboží ze skladu odchází |
| Trasovat všechny pohyby na skladě | čísla vznikají už při příjmu a kus je pak dohledatelný po celou dobu, co je skladem |
Trasovat všechny pohyby na skladě
Říká se tomu také plné trasování. Čísla se přidělují už na vstupu — na příjemce, dodacím listu, nákupní objednávce i v objednávce zákazníka. Kus tak existuje jako samostatná evidovaná položka od okamžiku, kdy dorazil.
Důsledek pro každodenní práci: při výdeji se už nová čísla netvoří. Obsluha vybírá ze seznamu čísel, která na skladě reálně jsou — v administraci z nabídky Výběr sériových čísel, v terminálu naskenováním. Nic jiného systém nepřijme: vydat lze jen číslo, které je evidované na dané pozici.
Trasovat pouze při prodeji
Zjednodušený režim pro zboží, u kterého vás nezajímá cesta skladem, ale chcete mít doklad o tom, který kus zákazník dostal. Na příjmu se sériová čísla vůbec neřeší — příjemka projde bez nich. Čísla se zadávají nebo generují až na výdejce.
Název volby je užší než chování
Volba se jmenuje Trasovat pouze při prodeji, ale systém si čísla vyžádá u každého výdeje ze skladu, ne jen u prodejní objednávky. Výjimkou je převod mezi sklady — ten čísla u tohoto režimu nevyžaduje.
Kde režim uvidíte hromadně
Ve výpisu skladových zásob je k dispozici filtr Sledování sériových čísel. Používá vlastní pojmenování hodnot — Bez sledování, Pouze výdej a Příjem i výdej — ale jde o tentýž přepínač jako v detailu zboží.
Jak sériová čísla vznikají
Systém zná tři cesty, jak se číslo dostane k položce dokladu. Všechny tři můžete kombinovat.
Ruční zadání a naskenování
Obsluha číslo napíše nebo naskenuje — v administraci v editaci položky dokladu, v terminálové aplikaci přímo u zboží. Do administrace lze vložit i více čísel najednou (Sériová čísla oddělená čárkou). Terminál umí obojí: skener i ruční zadání přes klávesnici.
Tlačítko Vygenerovat sériová čísla
Ve výpisu položek dokladu vyberete řádky a zvolíte akci Vygenerovat sériová čísla. Systém postupuje ve dvou krocích:
- Nejdřív k položce přiřadí už existující volná čísla daného zboží, pokud nějaká zbývají.
- Teprve na zbytek množství vygeneruje nová čísla.
Doplňuje se vždy jen rozdíl mezi množstvím na řádku a počtem čísel, která už řádek má — dvojí spuštění akce tedy čísla nezdvojí.
Tlačítko je k dispozici u příjemek, nákupních objednávek a výdejek.
Automatické generování při změně stavu dokladu
Generování lze navěsit na změnu stavu dokladu — potom se čísla doplní sama ve chvíli, kdy doklad přejde do další fáze zpracování, a obsluha na ně nemusí myslet. Jde o akci workflow, kterou si k jednotlivým přechodům nastavíte; volitelně se dá zúžit maskou produktů, aby se spouštěla jen pro vybraný sortiment.
Jak se stavy a přechody nastavují, popisuje sekce Workflow; soupis akcí, které přidává skladový modul, najdete v registru akcí.
Automatika není zapnutá sama od sebe
Doplnění čísel při změně stavu funguje jen tam, kde je akce k danému přechodu skutečně přiřazená. Bez toho zůstane doklad bez čísel a obsluha je musí zadat nebo vygenerovat ručně.
Podoba generovaných čísel
Automaticky generované číslo má tvar SN + rok a měsíc + pořadové číslo, tedy například SN2608-0001, SN2608-0002. Pořadí navazuje na poslední použité číslo se stejným začátkem, takže řada je souvislá i přes více dokladů.
Ručně zadaná čísla žádný předepsaný tvar nemají — použijte klidně čísla z výrobních štítků dodavatele.
Práce s čísly na dokladech
Sériová čísla nese položka dokladu, ne hlavička. Co se s nimi děje, se liší podle toho, co doklad dělá:
| Doklad | Chování |
|---|---|
| Příjemka | čísla vznikají (plné trasování); ručně, tlačítkem nebo automaticky při změně stavu |
| Dodací list přijatý | totéž; čísla lze také naimportovat od dodavatele |
| Nákupní objednávka | čísla lze předgenerovat dopředu, ještě než zboží dorazí |
| Objednávka zákazníka | u zboží s plným trasováním přibude v editaci položky karta Přiřazená sériová čísla, kde konkrétní kusy vyberete |
| Výdejka | u plného trasování se vybírá z existujících; u trasování při prodeji se čísla zadávají nebo generují zde |
| Převod mezi sklady | čísla se přenášejí spolu se zbožím; položku s evidencí čísel nelze převádět volně, systém na to upozorní |
| Inventura | čísla se pouze potvrzují či dohledávají, nová se negenerují |
| Vratka a reklamace | čísla se přebírají z původního dokladu — každý vrácený kus si nese své číslo |
Kontroly, na které narazíte
Systém hlídá, aby evidence dávala smysl. Nejčastější hlášky a jejich význam:
- Vyplňte prosím sériová čísla. — u sledovaného zboží nelze doklad zpracovat bez čísel.
- Počet sériových čísel musí odpovídat množství. — na řádku je pět kusů, musí být pět čísel. Ani víc, ani míň.
- Sériové číslo je uvedeno duplicitně. — totéž číslo je na dokladu dvakrát.
- Sériové číslo je na skladě již evidováno. — pokoušíte se přijmout číslo, které u tohoto zboží už existuje na skladové pozici.
- Sériová čísla nelze odebrat, jsou již navázaná na příjem. — číslo se už použilo, doklad ho nemůže zpětně pustit.
Jedinečnost platí v rámci jednoho zboží
Systém hlídá, aby se číslo neopakovalo u téhož zboží. Stejné číslo u dvou různých produktů projde. Pokud potřebujete čísla jedinečná napříč celým sortimentem, zajistěte to pravidlem při jejich zadávání — automaticky generovaná čísla tuto vlastnost mají.
Balíky u jednoho kusu
Některé zboží se dodává rozdělené do několika kartonů — postel ve třech balících, sestava ve dvou. Pro takové zboží se u produktu zapíná evidence balíků: jeden kus (jedno sériové číslo) se pak skládá z několika dílčích kódů.
- Kódy balíků systém dopočítá sám, jakmile sériové číslo vznikne. Mají tvar sériové číslo a pořadí balíku, tedy
SN2608-0001-1,SN2608-0001-2. - Na terminálu se kus započítá až po naskenování všech jeho balíků — dokud chybí jeden karton, kus není přijatý ani vydaný celý.
- Kód balíku funguje ve vyhledávání stejně jako sériové číslo: zadáte kód z kartonu a systém dohledá kus, ke kterému patří.
- Při tisku štítků vzniká samostatný štítek pro každý balík, označený jako SN boxu; štítek celého kusu nese označení SN.
Kde sériová čísla najdete
- Skladové zásoby — filtr Sériová čísla najde kus podle jeho čísla i podle kódu balíku a ukáže, na které pozici leží. Vedle toho jsou k dispozici přehledy Rezervovaná sériová čísla a Blokovaná sériová čísla.
- Pohyby zboží — u pohybu se čísla zobrazují v popisu položky a dají se jimi pohyby fulltextově vyhledat. Takto zjistíte celou historii kusu: kdy přišel, kam byl zaskladněn, kdy odešel.
- Blokace — u sledovaného zboží se pod položkou rozbalí konkrétní blokovaná čísla.
- Detail zboží — tabulka Sériová čísla produktu vypisuje čísla vedená u daného zboží.
- Exporty — výpis zásob i výpis pohybů mají ve staženém souboru sloupec Sériová čísla.
Na tištěných dokladech a u zákazníka
Sériová čísla se dají tisknout na PDF dokladu jako řádek pod položkou. Zapíná se to u číselné řady v nastavení tištěných položek volbou Sériová čísla — u nově založené řady je zapnutá.
Přihlášený zákazník uvidí sériová čísla také v detailu svého dokladu v e-shopu, u příslušné položky.
Časté dotazy (FAQ)
Zapnul jsem trasování u zboží, které už mám skladem. Co se stane?
Nastavení platí od okamžiku zapnutí dál. Kusy, které leží na skladě z dřívějška, sériová čísla nemají a zpětně jim nevzniknou — doplnit je lze jen tak, že projdou dokladem, na kterém se čísla zadají. Než se zásoba obmění, počítejte s tím, že část kusů bude bez čísel.
Proč nejdou sériová čísla vygenerovat, i když je zboží sledované?
Nejčastěji proto, že jde o doklad, který čísla v daném režimu neřeší — příjemka u zboží nastaveného na Trasovat pouze při prodeji je bez čísel správně. Druhá častá příčina: na řádku už je čísel tolik, kolik je kusů, takže není co doplňovat.
Musí se sériové číslo vejít do nějakého formátu?
Ne. Ručně zadaná i naskenovaná čísla mohou vypadat jakkoli — typicky se používají čísla z výrobních štítků. Předepsaný tvar mají jen čísla, která vygeneruje systém.
Můžeme mít stejné sériové číslo u dvou různých produktů?
Ano, systém to nezakáže — jedinečnost hlídá vždy jen v rámci jednoho zboží. Pokud vám to nevyhovuje, používejte generovaná čísla nebo si zaveďte vlastní prefix podle sortimentu.
Proč nejde převést položku se sériovými čísly mezi sklady?
Převod přesouvá zboží po množství a evidovaná čísla by se rozpadla. Systém proto u položky s evidencí čísel převod odmítne a upozorní na to; zboží přesuňte dvojicí dokladů, kde se čísla vyberou.
Kus dorazil ve třech krabicích a terminál ho nezapočítá. Proč?
U zboží s balíky se kus započítá až po naskenování všech svých balíků. Zbývá naskenovat některý z kartonů — jejich kódy navazují na sériové číslo kusu.
Související dokumentace
- Skladové zásoby fyzické — vyhledání kusu podle čísla, rezervovaná a blokovaná čísla
- Pohyby zboží fyzické — historie konkrétního kusu
- Blokace — proč je kus nedostupný
- Produkty — kde se u zboží zapíná sledování sériových čísel
- Maloobchodní štítky — tisk štítků s číslem kusu a balíku
- Příjemky a Výdejky — doklady, na kterých se s čísly pracuje
- Nákupní objednávky — předgenerování čísel před dodáním
- Převody — omezení u sledovaného zboží
- Číselné řady — tisk čísel na PDF dokladu
- Přechody mezi stavy a akce skladového modulu — automatické generování při změně stavu
- Příjem bez podkladu na terminálu — proč se sledované zboží nedá přidat do košíku