Inventury
Inventurou porovnáte evidovaný stav zásob se skutečností a rozdíly narovnáte skladovými doklady.
O funkci
Inventura je skladový doklad: založíte ji pro konkrétní lokaci a sklad, sečtete skutečné množství (typicky terminálovou aplikací) a systém vyhodnotí, kde zboží přebývá a kde chybí. Rozdíly se pak narovnají — přebytky příjemkami, manka výdejkami, záměny pozic převody, případně přes vyhrazený sklad pro manka a sklad pro přebytky. Evidovaný stav tak odpovídá skutečnosti a každý rozdíl zůstává dohledatelný ve vzniklých dokladech.
Cesta v administraci
Výpis inventur
Výpis ukazuje u každé inventury číslo dokladu se štítkem stavu, sklad, poznámku a datum vytvoření. Hledat lze podle textu; v dalších filtrech se nabízí sklad, trasa, stav, kategorie stavu a zdrojový doklad. Novou inventuru založíte tlačítkem Nový.
Inventury — nad výpisem pohledy Nové, Probíhá a Vše, u každé inventury štítek stavu a počítaný sklad.
Průběh inventury
Nová inventura — povinné jsou číselná řada, sklad a jazyk; ostatní pole se předvyplní.
- Založení — v panelu Nová inventura vyberete číselnou řadu (předvyplní se řada výchozí pro inventury), lokaci a sklad, volitelně trasu, podle které se bude počítat, a jazyk. Číslo dokladu systém přidělí z číselné řady. Na otevřené inventuře pak na záložce Produkty vyberete zboží k počítání a doplníte poznámku či přílohy.
- Zahájení — systém ke každému zboží doplní skladové pozice, na kterých ho na lokaci a skladu inventury eviduje, a jako očekávané množství převezme evidovaný stav pozice. Zboží na počítaných pozicích se zamkne, aby se s ním během sčítání nehýbalo.
- Počítání — skladníci sčítají terminálovou aplikací a výsledky se průběžně synchronizují; postup je vidět na záložce Zpracování. Ve čtečce lze počítat i po pozicích místo po produktech.
- Narovnání — systém převezme napočítaná množství, vyčíslí přebytky a manka a rozdíly se narovnají: ručně na záložce Narovnání rozdílů (viz níže), nebo automaticky podle nastavení workflow.
- Vyhodnocení a uzavření — ze zaznamenaných narovnání vzniknou skladové doklady, zboží se odemkne a inventura se vyhodnotí a uzavře. Podle nastavení workflow mohou po uzavření vzniknout návazné inventury, které zboží s rozdílem dohledají na dalších skladech.
Stavy a přechody určuje workflow inventury, názvy se proto mezi instalacemi liší. Každý stav ale patří do jedné z kategorií Otevřená, Probíhá zpracování, Vyhodnocení, Uzavřená a Zrušená. Doklad lze upravovat, jen dokud je otevřený.
Detail inventury
Záložky detailu se mění podle fáze inventury:
- Produkty — zboží v inventuře; u otevřené a uzavřené inventury.
- Zpracování a Aktivity — průběh počítání; během počítání.
- Narovnání rozdílů a Průběh narovnání — narovnávání rozdílů a přehled už zaznamenaných narovnání; ve fázi narovnání.
- Vyhodnocení — výsledek inventury: souhrn příjemek a výdejek, které narovnání vytvořilo, a jejich ocenění. Dokud nejsou zaúčtované všechny pohyby, detail upozorní, že se výsledek inventury může lišit.
- Parametry — jen pokud má číselná řada inventury přiřazené typy dokumentů; jak se vyplňuje a ukládá, popisuje Záložka Parametry. Uložit hodnoty lze jen u otevřené inventury.
- Přehled, Vazby dokumentů (doklady, které z inventury vznikly) a Historie — vždy.
Inventuru si můžete stáhnout jako soubor CSV akcí Exportovat CSV.
Narovnání rozdílů
Na záložce Narovnání rozdílů vidíte položky s očekávaným a napočítaným množstvím a zbývajícím přebytkem či mankem. Rychlé filtry oddělí položky, kterých je méně, více a které jsou v pořádku. Rozdíl narovnáte v okně, kde zvolíte číselnou řadu vznikajícího dokladu a množství:
- Přijmout položky — přebytek se přijme příjemkou; hromadně tlačítkem Přijmout vybrané.
- Vydat položky — manko se vydá výdejkou; hromadně tlačítkem Vydat vybrané.
- Zaměnit rozdíl — manko a přebytek téhož zboží na různých pozicích se vyrovnají převodem mezi pozicemi.
- Převést na manko / Převést z manka a Převést na přebytek / Převést z přebytku — rozdíl se přesune na sklad pro manka či sklad pro přebytky nebo z něj. Nabízí se jen tehdy, když je takový sklad nastavený, patří do lokace inventury a není to sklad, který se počítá.
U příjmu na účetní číselnou řadu se k položkám předvyplní cena za kus (skladová cena, jinak prodejní cena bez DPH) a můžete ji upravit. Příjemka, která z narovnání vznikne, převezme právě tuto cenu za kus. Výdejka cenu z okna nepřebírá.
Zaznamenané narovnání se do skladu propíše, až když ze všech narovnání vzniknou doklady při přechodu inventury do dalšího stavu. Inventuru lze také narovnat automaticky — všechny rozdíly zpracují šablony operací nastavené ve workflow. Pokud se k tomu použije šablona Narovnání položek inventury přes přebytkový/mankový sklad, pokryje se manko nejdřív ze skladu pro přebytky a přebytek nejdřív ze skladu pro manka; teprve zbytek se přesune na sklad pro manka, resp. přijme na sklad pro přebytky.
Volitelné pomůcky při počítání
Podle nastavení workflow inventury lze skladníkům při počítání zobrazit další údaje:
- Součty dle produktu bez ohledu na pozice — vedle položek počítaných po jednotlivých pozicích se ukáže i souhrn za produkt: kolik kusů inventura očekává celkem, bez ohledu na počet pozic. Souhrn se pořídí jako snímek při zahájení inventury a dál se nepřepočítává.
- Množství na jiných skladech — u počítané položky se zobrazí, kolik kusů téhož zboží je evidováno na ostatních skladech. Počítaný sklad ani sklad pro manka se do přehledu nezapočítávají.
- Doplnění záložních pozic — pokud se očekávané stavy přebírají z externího systému, může se inventura rozšířit o záložní pozice počítaného zboží, aby se zkontrolovaly i tam. Doplňují se jen pozice v rámci počítané lokace a skladu.
Pomůcky se zapínají v nastavení workflow inventury; ve výchozím stavu jsou vypnuté.
Vložení zboží do inventury z filtru
Položky inventury nemusíte vybírat po jedné — můžete je hromadně vložit z filtru zásob. Zadáte lokaci a sklad, případně výběr zúžíte dalšími podmínkami (např. zónou či pozicí), a systém do inventury předvyplní odpovídající skladové položky.
Před založením si můžete zobrazit náhled zboží, které se do inventury vloží, aniž by inventura vznikla. Náhled zvlášť označí položky, které do inventury vložit nelze, včetně pozice a označení zboží. Důvody jsou dva:
- uzamčená pozice — na pozici právě probíhá jiný proces,
- plánované pohyby — na položce jsou naplánované příchozí nebo blokované pohyby.
Dokud výběr takové položky obsahuje, inventuru nelze rovnou založit. Buď situaci nejprve vyřešíte (dokončíte rozpracované pohyby, odemknete pozici), nebo blokované položky vynecháte a inventuru založíte jen se zbývajícím zbožím.
Časté dotazy (FAQ)
Musí se během inventury zastavit sklad?
Ne — zamyká se jen počítané zboží na počítaných pozicích, aby se s ním během sčítání nehýbalo. Ostatní zboží na stejné pozici i zbytek skladu běží dál.
Kam se „ztratí" manko?
Nikam — každý narovnaný rozdíl vznikne jako skladový doklad (výdejka, příjemka nebo převod) navázaný na inventuru. Najdete ho na záložce Vazby dokumentů a v pohybech.
Jakou cenu dostane příjemka z inventury?
Cenu za kus, která byla u položky v okně narovnání — předvyplněnou skladovou cenu, nebo cenu, kterou jste tam upravili.
K čemu jsou návazné inventury?
Když inventura na jednom skladu najde rozdíl, může workflow po jejím uzavření automaticky založit inventury téhož zboží na dalších vybraných skladech — chybějící kusy se tak hledají i jinde. Návazné inventury obsahují jen zboží s rozdílem.
Proč nejde do inventury vložit některé zboží z filtru?
Zboží nelze do inventury zahrnout, pokud je na uzamčené pozici (probíhá na ní jiný proces) nebo pokud jsou na položce naplánované příchozí či blokované pohyby. Náhled takové položky předem označí. Můžete je vynechat, nebo nejdřív dokončit rozpracované pohyby a odemknout pozici.
Proč detail inventury nemá záložku Parametry?
Číselná řada inventury nemá přiřazený žádný typ dokumentů. Přiřaďte jí typ v nastavení číselné řady (pole Typy dokumentů).
Související dokumentace
- Zásoby fyzické · Pohyby fyzické
- Blokace — proč některé položky nemohou do inventury vstoupit
- Příjemky · Výdejky · Převody — doklady, které narovnání vytváří
- Skladové pozice
- Číselné řady · Typy dokumentů · Nákupní objednávky — záložka Parametry
- Princip workflow · Akce skladového modulu — zamčení pozic, načtení výsledků a narovnání inventury
- Šablony operací — operace pro automatické narovnání
- Inventura podle pozic — jak se počítá ve čtečce
- Sériová čísla — potvrzování konkrétních kusů při počítání
- WMS (nastavení) — sklad pro manka a sklad pro přebytky