Dokumentový model
Tato stránka vysvětluje, co je v systému Elasticr doklad (dokument) — společný základ, na kterém stojí objednávky, příjemky, výdejky, faktury i zásilky. Pochopení dokumentového modelu usnadňuje práci se všemi agendami systému.
O funkci
Většina obchodních záznamů v Elasticr jsou technicky vzato doklady se společným chováním. Každý doklad má:
- Číslo přidělené z číselné řady v okamžiku vytvoření,
- Stav řízený workflow (Pořízeno → Připraveno k expedici → Uzavřená…),
- Položky — řádky dokladu (produkty, doprava, platba, slevy…),
- Vazby na související doklady — doklad zná svůj zdrojový (rodičovský) doklad a doklady z něj odvozené,
- volitelně značení (štítky dle typů dokumentů), poznámku, prioritu a přílohy.
Díky společnému základu se doklady všude ovládají stejně: stejné seznamy, stejná změna stavu, stejné hromadné akce — viz Základní ovládání.
Typy dokladů
Systém rozlišuje pevně dané typy dokladů — každý typ má vlastní agendu v menu, vlastní číselné řady a vlastní workflow. Nejdůležitější typy:
| Oblast | Typy dokladů |
|---|---|
| Prodej | Objednávka, Externí objednávka, Poptávka, Daňový doklad |
| Sklad | Příjemka, Výdejka, Převod, Inventura, Dodací list |
| Nákup | Nákupní objednávka |
| Expedice | Zásilka, Balík zásilky, Svoz, Dávka objednávek |
| Servis | Vratka, Reklamace |
„Typ dokladu" vs. „Typy dokumentů"
Typ dokladu (objednávka, příjemka…) je pevná vlastnost dokladu daná systémem — nelze jej v administraci přidávat ani měnit. Agenda Nastavení > Dokumenty > Typy dokumentů je něco jiného: spravuje sady značení (štítků), kterými se doklady dodatečně označují — viz Typy dokumentů.
Číselná řada jako spojovací prvek
Konfigurace dokladů se sbíhá v číselné řadě. Každý doklad patří právě do jedné řady a ta určuje:
- formát čísla dokladu (prefix + pořadové číslo),
- workflow, kterým se řídí stavy dokladu,
- sady značení pro hlavičku a položky dokladu,
- formát variabilního symbolu (u dokladů s platbami),
- další nastavení (např. obsah PDF výstupu).
Jeden typ dokladu může mít více řad — například samostatnou řadu pro objednávky z e-shopu a pro servisní objednávky, každou s vlastním číslováním i workflow.
Vazby mezi doklady
Doklady na sebe navazují: z objednávky vzniká výdejka a daňový doklad, z nákupní objednávky příjemka. Odvozený doklad si nese odkaz na zdrojový doklad (předka) — v administraci tak lze procházet celý řetězec vyřízení. S vazbami pracují také podmínky workflow (např. rozhodování podle stavu předka) a přenos stavu zpracování mezi souvisejícími doklady, který se zapíná na číselné řadě.
Časté dotazy (FAQ)
Mohu si vytvořit vlastní typ dokladu?
Ne — typy dokladů jsou dané systémem. Co si přizpůsobit můžete: číselné řady (i více řad pro jeden typ), workflow, značení a obsah PDF.
Proč mají dva doklady stejného typu různé chování?
Pravděpodobně patří do různých číselných řad — každá řada může mít jiné workflow i jiná nastavení. Řadu dokladu zjistíte z jeho čísla (prefix) nebo v detailu.
Kde vidím, z čeho doklad vznikl?
V detailu dokladu je odkaz na zdrojový doklad; související doklady (odvozené) bývají zobrazeny tamtéž. Celý řetězec — od objednávky po zásilku — je tak dohledatelný na pár kliknutí.