Pokladny
Pokladna eviduje hotovost jednoho člověka nebo zařízení v jedné měně: kolik peněz v ní fyzicky je, kolik se do ní teprve vybere a kolik z ní odešlo na bankovní účet a čeká na připsání. Každá změna stavu je dohledatelná jako pohyb pokladny.
O funkci
Kde se platí hotově — na prodejně, u řidiče při dobírce, v hotovostním automatu — musí být jasné, kolik peněz kde je a kdo za ně odpovídá. Pokladna tuto odpovědnost pojmenovává: má vlastníka, provozovatele a měnu a stav hotovosti si drží sama podle svých pohybů.
Vlastník přitom není jen jméno v seznamu. Podle vlastníka a měny systém hledá, do které pokladny hotovost patří:
- Platba hotově na prodejně se zapíše do pokladny prodavače, který doklad vystavil, v měně dokladu.
- Dobírka v rozvozu se zapíše do pokladny řidiče, kterému je dávka dokladů přidělená. Když se řidič dávky změní, pohyby, které ještě čekají na výběr, se přesunou do pokladny nového řidiče ve stejné měně. Nemá-li nový řidič pokladnu v té měně, změnu systém odmítne s hlášením Řidič nemá přiřazenou pokladnu v měně ….
- Platba přes hotovostní automat se zapíše do pokladny, kterou má automat vybranou ve své integraci.
Proto má mít každý, kdo hotovost přijímá, vlastní pokladnu pro každou měnu, ve které inkasuje.
Pokladna jako evidence hotovosti a položka Pokladny v hlavní nabídce
Tato stránka popisuje evidenci hotovosti. Položka Pokladny přímo v hlavní nabídce administrace je jiná věc — prodejní pokladna pro obsluhu na prodejně. Hotovost, kterou tam obsluha přijme, se ale zapisuje právě sem.
Stejný seznam je i v hlavní nabídce ve skupině Finance, kde je vedle něj položka Pohyby pokladny se všemi pohyby všech pokladen.
Cesta v administraci
Výpis pokladen
Výpis pokladen s otevřenou nabídkou akcí řádku — Zobrazit přehled, Odvod hotovosti, Vklad do pokladny a Smazat z výpisu.
Výpis ukazuje u každé pokladny Název (pod ním vlastníka), Vlastník, Provozovatel, Měna, Variabilní symbol, Číslo kreditní karty a tři zůstatky. Sloupec # s interním číslem si můžete přidat ve vlastních sloupcích. Seznam je seřazený podle názvu. Vyhledávání hledá v názvu pokladny, jménu vlastníka a variabilním symbolu; ve filtraci lze zúžit výpis podle Vlastníka, Provozovatele, Měny a přesného Variabilního symbolu. Filtr Zobrazit přepíná mezi pokladnami Aktivní (výchozí stav výpisu), Smazané a Vše — jen tudy se dostanete ke smazaným pokladnám.
Co znamenají zůstatky
| Sloupec | V přehledu pokladny | Co v něm je |
|---|---|---|
| V pokladně | Aktuálně v pokladně | hotovost, která v pokladně fyzicky je. Z této částky se odvádí — na účet i předáním kolegovi. |
| K výběru | Naplánováno k výběru | hotovost, kterou má pokladna teprve dostat — typicky dobírky, které řidič vybere při doručení. V pokladně ještě není. |
| Odvedeno | Odvedeno (čeká na připsání) | hotovost poslaná na bankovní účet, jejíž připsání zatím nebylo spárováno s platbou na účtu. |
Když si obsluha vezme hotovost do rukou (předání kolegovi, například účetní), sníží se V pokladně hned a do Odvedeno se nic nepřičte — na nic dalšího se nečeká. Odvod na účet naopak částku z V pokladně přesune do Odvedeno, kde zůstane, dokud ji automatické párování nespojí s příchozí platbou na bankovním účtu.
Akce u pokladny
Nabídka u každého řádku a tlačítka v záhlaví přehledu nabízejí:
- Zobrazit přehled — otevře přehled pokladny (stejně jako modrá ikona vedle názvu), viz níže.
- Odvod hotovosti — zapíše, že hotovost převzal konkrétní člověk.
- Vklad do pokladny — zapíše hotovost vloženou do pokladny bez prodeje, například drobné na začátek směny. Částka se hned přičte k V pokladně.
- Smazat z výpisu nebo Smazat — skryje pokladnu, kterou už nikdo nepoužívá; Obnovit ji vrátí zpět. Viz Smazání a obnovení pokladny.
U smazané pokladny se Odvod hotovosti ani Vklad do pokladny nenabízejí.
Panel Odvod hotovosti — částka je předvyplněná celým stavem V pokladně, v poli Převzal vyberete, kdo hotovost převzal.
Panel Odvod hotovosti má pole Částka (povinné) a Převzal. Částka se předvyplní celým stavem V pokladně a víc, než v pokladně je, zadat nejde. U prázdné pokladny je akce neaktivní. Bez vyplněného pole Převzal systém odvod nezapíše — u předané hotovosti je to jediný záznam o tom, kam peníze odešly. Odvod na bankovní účet se v administraci nezadává; zapisuje ho obsluha v terminálové aplikaci.
Sledování stavu pokladny
Přehled pokladny — nahoře zůstatky, pod nimi záložky Podle datumu a Pohyby.
Nahoře jsou tři dlaždice se zůstatky z tabulky výše. Naplánováno k výběru a Odvedeno (čeká na připsání) se zobrazí, jen když nejsou nulové.
Záložka Podle datumu shrnuje pohyby po dnech výběru:
- Vybráno — hotovost vybraná ten den,
- Odvedeno na účet — odvody na účet, které ještě čekají na připsání,
- Předáno v hotovosti — hotovost předaná kolegovi,
- Rozdíl — co z toho dne zbývá odvést.
U dne s kladným rozdílem (a neprázdnou pokladnou) je ikona odvodu: panel Odvod hotovosti se předvyplní rozdílem toho dne a odvod se zapíše k tomuto dni. Záložka Pohyby vypisuje jednotlivé pohyby pokladny s číslem, daty, platbou a částkou.
Založení a úprava pokladny
Panel Upravit pokladnu — základní údaje, Zůstatky a Identifikace.
Novou pokladnu založíte tlačítkem Nový, existující otevřete ikonou tužky. Formulář se otevře v panelu vpravo. Jeden vlastník může mít u jednoho provozovatele v každé měně jen jednu aktivní pokladnu — druhou systém nezaloží s hlášením Pro tohoto vlastníka, měnu a provozovatele už pokladna existuje.
- Název (povinné): pojmenování pokladny, například
Prodejna Centrum CZK. - Provozovatel (povinné): firma, pod kterou pokladna patří. Na odvod na účet se nabízejí bankovní účty tohoto provozovatele vedené v měně pokladny.
- Vlastník (povinné): uživatel, jehož hotovost pokladna eviduje — viz O funkci.
- Měna (povinné): jedna měna, ve které pokladna vede hotovost. Platba v jiné měně se do ní nezapíše.
Zůstatky
Pole K výběru, V pokladně a Odvedeno ukazují zůstatky z výpisu.
Ruční úprava zůstatků se přepíše
Zůstatky systém přepočítá z pohybů pokladny při každém uložení nebo smazání pohybu. Ručně přepsaná částka proto vydrží jen do dalšího pohybu. Chybějící hotovost v pokladně zapište Vkladem do pokladny; jak se chovají ostatní pohyby, popisují Pohyby pokladny.
Identifikace
Podle Variabilního symbolu a Čísla kreditní karty automatické párování pozná, že platba na bankovním účtu patří této pokladně: u příchozí platby hledá nejdřív pokladnu se stejným variabilním symbolem, potom se stejným číslem karty. Specifický symbol ve tvaru den a měsíc (například 0503 pro 5. března) určí, ke kterému dni výběru platba patří. Proto má mít každá pokladna vlastní variabilní symbol, se kterým se hotovost na účet posílá.
Smazání a obnovení pokladny
Pokladnu, kterou už nikdo nepoužívá — prodavač odešel, automat se vyměnil — můžete smazat z výpisu. Smazáním se nic neztratí: pohyby pokladny i přehled zůstávají dohledatelné a pokladnu lze kdykoli obnovit.
Smazaná pokladna:
- zmizí z výchozího výpisu a nenabízí se při zadávání nového pohybu,
- už do ní nejde zaúčtovat žádný nový pohyb a hotovost vlastníka v její měně se do ní nezapisuje,
- automatické párování podle jejího variabilního symbolu nebo čísla karty na ni už příchozí platby nepřiřazuje,
- nejde vybrat jako pokladna hotovostního automatu v integraci,
- zůstává ve filtru pokladen u Pohybů pokladny, takže její historii dohledáte.
Kdy pokladnu smazat nejde
Smazat lze jen prázdnou pokladnu. Systém smazání odmítne, když:
- je v ní hotovost (V pokladně) — nejdřív proveďte odvod,
- v ní něco čeká na výběr (K výběru),
- je z ní něco odvedeno a čeká na připsání na účet (Odvedeno),
- má ji vybranou hotovostní automat — nejdřív automat v integraci přepojte na jinou pokladnu.
Hlášení vždy řekne, který důvod platí, například Pokladnu nelze smazat, je v ní hotovost …
Poslední pokladna vlastníka
U poslední pokladny vlastníka v dané měně se smazání potvrzuje zvlášť.
Je-li pokladna jediná aktivní pokladna svého vlastníka v dané měně, nabídka řádku místo Smazat ukazuje Smazat z výpisu a před smazáním se zeptá Smazat jedinou pokladnu vlastníka? Po smazání totiž systém nemá, kam hotovost tohoto vlastníka v té měně zapsat. U ostatních pokladen se smazání potvrzuje běžným dotazem.
Obnovení
Smazané pokladny zobrazíte filtrem Zobrazit → Smazané (nebo Vše) a vrátíte je akcí Obnovit v nabídce řádku. Obnovení systém odmítne, když mezitím vznikla jiná aktivní pokladna pro stejného vlastníka, měnu a provozovatele.
Smazání i obnovení se zapíše do audit logu.
Časté dotazy (FAQ)
Kolik pokladen máme mít?
Jednu pro každého, kdo hotovost přijímá, a pro každou měnu, ve které inkasuje — prodavač, který bere koruny i eura, potřebuje dvě. Vlastní pokladnu potřebuje i každý řidič s dobírkami a každý hotovostní automat; jednu pokladnu může mít vybranou nejvýš jeden automat.
Proč má pokladna vysoké „Odvedeno", když peníze už odešly na účet?
Odvedeno jsou odvody, které ještě nebyly spárované s platbou na bankovním účtu. Zmizí, až párování příchozí platbu přiřadí — proto při převodu použijte variabilní symbol pokladny a specifický symbol dne.
Proč se hotovost z hotovostního automatu nezapsala do pokladny?
Pokladna vybraná v integraci automatu je v jiné měně než prodej, nebo integrace žádnou pokladnu vybranou nemá. Prodej se tím nezruší — pohyb se jen nevytvoří a systém to zapíše do audit logu. Srovnejte měnu pokladny s měnou prodeje.
Kdo může s pokladnami pracovat?
Pokladny v administraci vidí uživatel se skupinou, která má oprávnění k agendě Pokladny (čtení, založení, úprava a mazání — akce smazání se nabízí jen s oprávněním k mazání). Pohyby mají vlastní agendu Pohyby pokladny.
Související dokumentace
- Pokladny v terminálové aplikaci — stav pokladen a odvod hotovosti ze zařízení
- Pohyby pokladny — druhy, stavy a pokladní doklady
- Bankovní účty
- Měny
- Provozovatelé
- Integrace — hotovostní automat a jeho pokladna
- Platební metody
- Uživatelé
- Skupiny