Adresy organizace

Firemní účet má centrální adresář: doručovací adresy, fakturační adresy a jejich přiřazení k oddělením spravuje organizace za všechny své uživatele.

O funkci

Nakupující si u pokladny nevymýšlí adresu — vybírá z adres, které jeho oddělení dostalo přidělené. Firma tak má pod kontrolou, kam se doručuje a na koho se fakturuje, a nemůže se stát, že se zásilka odešle na adresu, o které centrála neví.

Adresář má dvě části, každou na vlastní stránce ve skupině Moje organizace:

Stránka	K čemu slouží	Jak se přiřazuje
Doručovací adresy	Místa, kam se zásilky doručují.	Adresa se připojí k libovolnému počtu oddělení, pokud do její země smí oddělení doručovat.
Fakturační adresy	Subjekty, na které se fakturuje.	Oddělení má jednu fakturační adresu, nebo ji dědí.

Obě stránky vidí uživatel od role Manažer oddělení výš. Nákupčí a schvalovatel adresář nespravují — adresy pouze vybírají u pokladny.

Doručovací adresy

Stránka Doručovací adresy (s nadpisem Adresy organizace) zobrazuje doručovací adresy organizace se sloupci Dodací adresa a Připojená oddělení.

Doručovací adresy — u každé adresy je vidět, ke kterým oddělením je připojená; u nepřipojené je uvedeno „Není připojena k žádnému oddělení".

Filtrování

• Hledat adresu: hledá zadaný text ve jméně, příjmení, společnosti, ulici, městě, PSČ a e-mailu adresy; na velikosti písmen nezáleží.
• Název oddělení: Všechna oddělení nebo konkrétní oddělení.
• Přiřazení: Všechny, S přiřazením, Bez přiřazení — rychlá cesta k adresám, které zapomněly dostat oddělení.

Když filtru neodpovídá žádná adresa, systém vypíše „Žádné adresy neodpovídají vybraným filtrům."

Přidání a úprava adresy

Tlačítkem Přidat adresu se otevře formulář; existující adresu upravíte ikonou tužky u příslušného řádku. Nová adresa vznikne bez přiřazení — k oddělením ji připojíte akcí Oddělení.

Formulář doručovací adresy — povinná pole jsou označená hvězdičkou; nepovinné jsou jen společnost, e-mail a doplněk adresy.

• Společnost: název provozovny nebo firmy na adrese (například Provoz Praha — příjem).
• Jméno (povinné), Příjmení (povinné): kontaktní osoba na místě.
• Telefon (povinné): číslo s předvolbou země — viz Jak se kontroluje telefon a PSČ.
• E-mail: nepovinný; když ho vyplníte, musí mít tvar e-mailové adresy.
• Ulice, č.p. (povinné), Byt, jednotka apod., Město (povinné), PSČ (povinné): adresa.
• Země (povinné): země doručení. Rozhoduje o tom, ke kterým oddělením lze adresu připojit.

Připojení adresy k oddělením

Akce Oddělení u řádku otevře dialog Přiřazení k oddělením se zaškrtávacím seznamem oddělení, na která přihlášený uživatel dosáhne. Jedna adresa může patřit více oddělením současně — typicky centrální sklad, kam si zboží nechává posílat několik provozů.

Přiřazení adresy k oddělením — zaškrtnutá oddělení jsou po uložení k adrese připojená, odškrtnutá se odpojí.

Adresa musí ležet v zemi, kam oddělení smí doručovat

Adresu systém k oddělení připojí, jen když její Země patří některému z kanálů oddělení — jeho Kanálu oddělení nebo některému z Povolených kanálů (viz Organizační struktura). Oddělení, které tuto zemi neobsluhuje, zůstane bez adresy a systém upozorní: „Do země … nelze v oddělení … doručovat — žádný z jeho kanálů tuto zemi neobsluhuje." Ostatní zaškrtnutá oddělení se připojí normálně a odpojení se nikdy neblokuje.

V dialogu Přiřazení k oddělením se upozornění neukáže hned — dialog ohlásí uložení a odmítnuté oddělení v řádku adresy jen chybí. Hláška se zobrazí po dalším načtení stránky.

Stačí, aby zemi obsluhoval kterýkoli z povolených kanálů: oddělení, které právě nakupuje v českém kanálu a smí přepnout do slovenského, může mít i adresu na Slovensku. U pokladny se ale taková adresa nabídne až po přepnutí do kanálu, který její zemi obsluhuje — viz Nákup a objednávky.

Připojit adresu lze i z druhé strany — na detailu oddělení v záložce Dodací adresy tlačítkem Přidat adresu. Pravidlo o zemi platí i tam; novou adresu v zemi, kam oddělení doručovat nesmí, systém vůbec nezaloží. Odpojení se na detailu dělá ikonou křížku; adresa přitom v adresáři zůstává.

Smazání adresy

Akce Smazat adresu odstraní z adresáře. Systém se předtím zeptá: „Opravdu smazat adresu? Bude odebrána ze všech oddělení."

Smazání se dotkne všech oddělení

Smazaná adresa zmizí i ze všech oddělení, kterým byla připojená. Pokud oddělení zůstane bez adresy, přestane se nabízet v přepínači oddělení a jeho nakupující u pokladny místo výběru adresy uvidí upozornění, že oddělení žádnou doručovací adresu nemá.

Fakturační adresy

Fakturační adresa je subjekt, na který se vystavují doklady. Stránka Fakturační adresy má sloupce Fakturační adresa a Používají oddělení.

Fakturační adresy — první je označená odznakem Výchozí; u druhé je vidět, které oddělení ji používá.

Odznak Výchozí označuje hlavní fakturační adresu organizace. Dědí ji každé oddělení, které nemá vlastní ani zděděnou od nadřazeného oddělení, a fakturuje se na ni každá objednávka vlastníka. Fakturační adresa oddělení se na objednávky jeho členů uplatní jen se zapnutou volbou Fakturace dle oddělení; bez ní se všechny objednávky členů fakturují na výchozí adresu — podrobnosti v Organizační struktuře.

Přidání a úprava fakturační adresy

Formulář fakturační adresy — na rozdíl od doručovací obsahuje IČ a DIČ; fakturační adresa je vždy právní subjekt.

• Společnost (povinné): obchodní jméno subjektu.
• IČ (povinné), DIČ (povinné): identifikace subjektu; v seznamu adres se vypisují pod adresou.
• Jméno (povinné), Příjmení (povinné), Telefon (povinné), E-mail: kontaktní údaje.
• Ulice, č.p. (povinné), Byt, jednotka apod., Město (povinné), PSČ (povinné), Země (povinné): sídlo subjektu.

Telefon a PSČ se kontrolují stejně jako u doručovací adresy.

Přiřazení fakturační adresy oddělením

Akcí Oddělení se fakturační adresa přiřadí vybraným oddělením. Chování se od doručovacích adres liší:

Přiřazení nahrazuje stávající fakturační adresu

Oddělení má právě jednu fakturační adresu. Přiřazením této adresy se u vybraných oddělení nahradí ta, kterou dosud měla. Systém na to upozorňuje: „Tato fakturační adresa bude nastavena vybraným oddělením. Nahradí jejich aktuální fakturační adresu (pokud nějakou mají)." Oddělení, které v dialogu odškrtnete, se vrátí k dědění z nadřazené úrovně.

Přiřazení fakturační adresy — nad seznamem oddělení je upozornění, že adresa u vybraných oddělení nahradí tu dosavadní.

Stejné nastavení lze provést i z detailu oddělení v dialogu Upravit oddělení polem Fakturační adresa oddělení — viz Organizační struktura.

Změna a smazání výchozí adresy

Změna výchozí adresy má dopad na celou firmu

Úprava hlavní fakturační adresy organizace se promítne do všech dalších objednávek vlastníka i všech oddělení, která z ní dědí. Systém se před uložením na nic neptá — upravujte ji proto s rozmyslem.

Výchozí fakturační adresu nelze smazat — u jejího řádku se akce mazání nenabízí. Je to poslední záchranná síť dědění a organizace bez ní nemůže fakturovat.

Ostatní fakturační adresy smazat lze. Oddělení, která je používala, se vrátí k dědění z nadřazené úrovně.

Jak se kontroluje telefon a PSČ

Oba formuláře adresáře kontrolují telefon a PSČ podle země.

Telefon má před číslem výběr předvolby s vlajkou země; v nabídce lze hledat podle názvu země i podle předvolby. Při otevření formuláře se předvolba předvybere podle Země adresy. Pak už patří jen poli telefonu: pozdější změna země adresy ji nepřepíše, takže adresa může mít i zahraniční číslo. Když číslo napíšete nebo vložíte i s mezinárodní předvolbou (+421 …, 00421 …), výběr předvolby se přepne sám.

PSČ se kontroluje proti tvaru, který má zvolená země předepsaný. Po změně Země se vyplněné PSČ zkontroluje znovu. U země bez předepsaného tvaru se kontroluje jen to, že PSČ není prázdné.

Hláška	Kdy se objeví
„Vyplňte prosím telefonní číslo, např. +420 777 123 456"	Telefon je prázdný.
„Vyplňte prosím platné telefonní číslo, např. +420 777 123 456"	Číslo není platné pro zvolenou předvolbu.
„Číslo neodpovídá vybrané zemi"	Číslo podle svého tvaru patří jiné zemi, než je zvolená předvolba.
„Vyplňte prosím PSČ"	PSČ je prázdné.
„Vyplňte prosím platné PSČ"	PSČ nemá tvar předepsaný pro zvolenou zemi.

Kdo které adresy spravuje

Role	Rozsah správy adresáře
Vlastník, Hlavní administrátor	Celý adresář organizace, včetně hlavní fakturační adresy.
Manažer oddělení	Doručovací adresy, jejichž všechna připojená oddělení leží v jeho podstromu. Fakturační adresy vidí, ale úpravu, přiřazení ani smazání mu systém nepovolí.
Schvalovatel, Nákupčí	Adresář nespravují; adresy svého oddělení jen vybírají u pokladny.

Adresy bez přiřazení vidí jen správci organizace

Doručovací adresa, která není připojená k žádnému oddělení, se manažerovi oddělení nezobrazuje — nemá ji jak vztáhnout ke své části firmy. Pracuje s ní vlastník nebo hlavní administrátor.

Stejně tak adresa, která je připojená současně do jeho i cizího oddělení, je pro manažera nedostupná — úpravou by zasáhl do části firmy, kterou nespravuje.

Časté dotazy (FAQ)

Proč nakupující nevidí adresu, kterou jsme právě založili?

Nová adresa vznikne bez přiřazení, musí se proto připojit k jeho oddělení (nebo k některému oddělení pod ním). Použijte akci Oddělení u dané adresy nebo tlačítko Přidat adresu na detailu oddělení. Pokud je připojená, a přesto chybí, leží nejspíš v zemi, kam aktivní kanál nedoručuje.

Proč se adresa k oddělení nepřipojila?

Země adresy nepatří žádnému z kanálů oddělení. Buď oddělení povolte kanál, který tuto zemi obsluhuje, nebo použijte adresu v jiné zemi.

Dědí se doručovací adresy z nadřazeného oddělení?

Ne. Doručovací adresy se nedědí — každé oddělení musí mít vlastní připojené adresy. Dědí se pouze fakturační adresa.

Vidí nakupující jen adresy svého oddělení?

Vidí adresy svého oddělení a všech oddělení pod ním, a to jen ty v zemích, kam doručuje aktivní kanál. Manažer, který má přepnuté vyšší oddělení, tak u pokladny vybírá ze širší nabídky než nákupčí v jednom provozu.

Můžeme mít různé fakturační subjekty pro různé pobočky?

Ano. Vytvořte pro každý subjekt fakturační adresu, přiřaďte ji odpovídajícím oddělením a zapněte volbu Fakturace dle oddělení. Oddělení bez vlastní adresy budou dál dědit hlavní adresu organizace.

Proč nemůžu smazat adresu označenou jako Výchozí?

Je to hlavní fakturační adresa organizace — poslední záchranná síť dědění. Nelze ji smazat, jen upravit. Pokud chcete fakturovat na jiný subjekt, upravte ji nebo přidejte oddělením vlastní fakturační adresu.

Jak najdeme adresy, které nikam nepatří?

Na stránce doručovacích adres nastavte filtr Přiřazení na Bez přiřazení.

Související dokumentace

• Organizační účet (B2B) — přehled a role
• Organizační struktura
• Nákup a objednávky
• Uživatelé organizace
• Nákup na firmu
• Země — kde se nastavuje tvar PSČ a telefonní předvolba země
• Zákazníci (administrace)