Adresy organizace

Tato stránka popisuje centrální adresář firemního účtu: doručovací adresy, fakturační adresy a jejich přiřazení k oddělením.

O funkci

Organizace spravuje adresy za všechny své uživatele. Nakupující si u pokladny nevymýšlí adresu — vybírá z adres, které jeho oddělení dostalo přidělené. Firma tak má pod kontrolou, kam se doručuje a na koho se fakturuje, a nemůže se stát, že se zásilka odešle na adresu, o které centrála neví.

Adresář má dvě části, každou na vlastní stránce ve skupině Moje organizace:

Stránka	K čemu slouží	Jak se přiřazuje
Doručovací adresy	Místa, kam se zásilky doručují.	Adresa se připojí k libovolnému počtu oddělení.
Fakturační adresy	Subjekty, na které se fakturuje.	Oddělení má jednu fakturační adresu, nebo ji dědí.

Obě stránky vidí a spravuje uživatel od role Manažer oddělení výš. Nákupčí a schvalovatel adresář nespravují — adresy pouze vidí ve výběru u pokladny.

Doručovací adresy

Přehled zobrazuje všechny doručovací adresy organizace se sloupci Dodací adresa a Připojená oddělení.

Doručovací adresy — u každé adresy je vidět, ke kterým oddělením je připojená; u nepřipojené je uvedeno „Není připojena k žádnému oddělení".

Filtrování

• Hledat adresu: text pro hledání v adrese.
• Název oddělení: Všechna oddělení nebo konkrétní oddělení.
• Přiřazení: Všechny, S přiřazením, Bez přiřazení — rychlá cesta k adresám, které zapomněly dostat oddělení.

Když filtru neodpovídá žádná adresa, systém vypíše „Žádné adresy neodpovídají vybraným filtrům."

Přidání a úprava adresy

Tlačítkem Přidat adresu se otevře formulář; existující adresu se upraví ikonou tužky u příslušného řádku.

Formulář doručovací adresy — název firmy je nepovinný, adresní údaje povinné.

• Společnost: název provozovny nebo firmy na adrese (například Provoz Praha — příjem).
• Jméno, Příjmení: kontaktní osoba na místě.
• Telefon, E-mail: kontakt pro dopravce a pro avizo.
• Ulice, č.p. (povinné), Město (povinné), PSČ (povinné): adresa.
• Země: země doručení.

Povinná pole

Bez ulice, města a PSČ se adresa neuloží — systém vypíše „Vyplňte ulici, město a PSČ."

Připojení adresy k oddělením

Akce Oddělení u řádku otevře dialog Přiřazení k oddělením se zaškrtávacím seznamem všech oddělení, na která přihlášený uživatel dosáhne.

Přiřazení adresy k oddělením — jedna adresa může patřit více oddělením současně.

Připojení lze provést i z druhé strany — na detailu oddělení v záložce Dodací adresy tlačítkem Přidat adresu. Odpojení se tam dělá ikonou křížku; adresa přitom v adresáři zůstává.

Adresa může sloužit více oddělením

Typický případ je centrální sklad, kam si zboží nechává posílat několik provozů. Stačí jedna adresa připojená ke všem těmto oddělením.

Smazání adresy

Akce Smazat adresu odstraní z adresáře. Systém se předtím zeptá: „Opravdu smazat adresu? Bude odebrána ze všech oddělení."

Smazání se dotkne všech oddělení

Smazaná adresa zmizí i ze všech oddělení, kterým byla připojená. Pokud oddělení zůstane bez adresy, jeho nakupující se u pokladny nedostane dál a oddělení se přestane nabízet v přepínači oddělení.

Fakturační adresy

Fakturační adresa je subjekt, na který se vystavují doklady. Přehled má sloupce Fakturační adresa a Používají oddělení.

Fakturační adresy — první je označená odznakem Výchozí; u druhé je vidět, které oddělení ji používá.

Odznak Výchozí označuje hlavní fakturační adresu organizace. Je to adresa, kterou dědí každé oddělení, jež nemá určenou vlastní, a která se použije na objednávkách vlastníka.

Přidání a úprava fakturační adresy

Formulář fakturační adresy — na rozdíl od doručovací obsahuje IČ a DIČ; fakturační adresa je vždy právní subjekt.

• Společnost (povinné): obchodní jméno subjektu.
• IČ (povinné), DIČ: identifikace subjektu; vytiskne se na dokladech.
• Jméno, Příjmení, Telefon, E-mail: kontaktní údaje.
• Ulice, č.p., Město, PSČ, Země: adresa subjektu.

Přiřazení fakturační adresy oddělením

Akcí Oddělení se fakturační adresa přiřadí vybraným oddělením. Chování se od doručovacích adres liší:

Přiřazení nahrazuje stávající fakturační adresu

Oddělení má právě jednu fakturační adresu. Přiřazením této adresy se u vybraných oddělení nahradí ta, kterou dosud měla. Systém na to upozorňuje: „Tato fakturační adresa bude nastavena vybraným oddělením. Nahradí jejich aktuální fakturační adresu (pokud nějakou mají)."

Stejné nastavení lze provést i z detailu oddělení v dialogu Upravit oddělení polem Fakturační adresa oddělení — viz Organizační struktura.

Změna a smazání výchozí adresy

Změna výchozí adresy má dopad na celou firmu

Úprava hlavní fakturační adresy organizace ovlivní všechny budoucí objednávky vlastníka i všech oddělení, která z ní dědí. Systém se proto před uložením zeptá: „Měníte hlavní fakturační adresu organizace. Tato změna ovlivní všechny budoucí objednávky majitele i oddělení, která dědí z výchozí adresy. Pokračovat?"

Výchozí fakturační adresu nelze smazat — u jejího řádku se akce mazání nenabízí. Je to poslední záchranná síť dědění a organizace bez ní nemůže fakturovat.

Ostatní fakturační adresy smazat lze. Oddělení, která je používala, se vrátí k dědění z nadřazené úrovně.

Kdo které adresy spravuje

Role	Rozsah správy adresáře
Vlastník, Hlavní administrátor	Celý adresář organizace, včetně hlavní fakturační adresy.
Manažer oddělení	Pouze adresy, jejichž všechna připojená oddělení leží v jeho podstromu. Hlavní fakturační adresu organizace upravovat nemůže.
Schvalovatel, Nákupčí	Adresář nespravují; adresy svého oddělení jen vybírají u pokladny.

Adresy bez přiřazení vidí jen správci organizace

Adresa, která není připojená k žádnému oddělení, se manažerovi oddělení nezobrazuje — nemá ji jak vztáhnout ke své části firmy. Pracuje s ní vlastník nebo hlavní administrátor.

Stejně tak adresa, která je připojená současně do jeho i cizího oddělení, je pro manažera nedostupná — úpravou by zasáhl do části firmy, kterou nespravuje.

Časté dotazy (FAQ)

Proč nakupující nevidí adresu, kterou jsme právě založili?

Nová adresa musí být připojená k jeho oddělení (nebo k některému oddělení pod ním). Použijte akci Oddělení u dané adresy nebo tlačítko Přidat adresu na detailu oddělení.

Dědí se doručovací adresy z nadřazeného oddělení?

Ne. Doručovací adresy se nedědí — každé oddělení musí mít vlastní připojené adresy. Dědí se pouze fakturační adresa.

Vidí nakupující jen adresy svého oddělení?

Vidí adresy svého oddělení a všech oddělení pod ním. Manažer, který má přepnuté vyšší oddělení, tak u pokladny vybírá ze širší nabídky než nákupčí v jednom provozu.

Můžeme mít různé fakturační subjekty pro různé pobočky?

Ano. Vytvořte pro každý subjekt fakturační adresu a přiřaďte ji odpovídajícím oddělením. Oddělení bez vlastní adresy budou dál dědit hlavní adresu organizace.

Proč nemůžu smazat adresu označenou jako Výchozí?

Je to hlavní fakturační adresa organizace — poslední záchranná síť dědění. Nelze ji smazat, jen upravit. Pokud chcete fakturovat na jiný subjekt, upravte ji nebo přidejte oddělením vlastní fakturační adresu.

Jak najdeme adresy, které nikam nepatří?

Na stránce doručovacích adres nastavte filtr Přiřazení na Bez přiřazení.

Související dokumentace

• Organizační účet (B2B) — přehled a role
• Organizační struktura
• Nákup a objednávky
• Uživatelé organizace
• Zákazníci (administrace)