Uživatelé organizace

Tato stránka popisuje správu lidí ve firemním účtu — jak se zvou noví uživatelé, jak se jim mění role, jak se deaktivují a jak funguje přijetí pozvánky.

O funkci

Uživatelé organizace jsou lidé, kteří smějí nakupovat za firmu. Firma je spravuje sama: pozve je e-mailem, přiřadí jim oddělení a roli, a v případě potřeby je deaktivuje. E-shop do toho nemusí zasahovat.

Každý uživatel má vlastní přihlášení, vlastní nákupní historii a vlastní roli. Fakturační údaje ani doručovací adresy si ale nezakládá — ty patří organizaci.

Stránku vidí uživatelé od role Schvalovatel výš; zvát a upravovat uživatele smí až Manažer oddělení a výš.

Výpis uživatelů

Seznam obsahuje členy organizace i dosud nepřijaté pozvánky ve stejné tabulce se sloupci Jméno, E-mail a Stav.

Uživatelé organizace — nahoře filtr, pod ním členové se stavem Aktivní a na konci nepřijaté pozvánky se stavem Pozvaný.

Stránku uživatel najde v zákaznickém účtu ve skupině Moje organizace pod odkazem Uživatelé organizace.

Stavy uživatele

Stav	Význam
Aktivní	Uživatel může nakupovat a jednat za firmu podle své role.
Pozvaný	Pozvánka je odeslaná, ale uživatel ji dosud nepřijal.
Pozastavený	Uživatel je evidovaný, ale nemůže za firmu jednat.

Filtrování

Nad seznamem je filtr o třech polích a tlačítku Filtrovat:

• Hledat uživatele: text se hledá ve jménu i e-mailu, bez ohledu na velikost písmen a i uprostřed slova.
• Stav: Všechny stavy, Aktivní, Pozvaný, Pozastavený.
• Název oddělení: Všechna oddělení nebo konkrétní oddělení. Omezí seznam na členy daného oddělení a všech jeho podřízených oddělení — filtr tedy funguje jako „tato část firmy".

Když žádný uživatel filtru neodpovídá, systém vypíše „Žádní uživatelé neodpovídají vybraným filtrům."

Rozsah zobrazených uživatelů

Seznam není u všech rolí stejný:

• Vlastník a Hlavní administrátor vidí všechny členy organizace.
• Manažer oddělení a Schvalovatel vidí členy svých oddělení a jejich podřízených oddělení.

Pozvání uživatele

Tlačítko Pozvat uživatele otevře dialog:

Dialog pozvánky — v nabídce rolí jsou pouze role, které smí přihlášený uživatel přiřadit.

• E-mailová adresa (povinné): adresa, na kterou se odešle pozvánka. Nemusí jít o existující zákazníka — kdo účet nemá, projde při přijetí registrací.
• Jméno, Příjmení: nepovinné; použijí se v pozvánce a v seznamu uživatelů, dokud pozvaný účet nedokončí.
• Název oddělení (povinné): oddělení, do kterého uživatel patří.
• Role (povinné): role v tomto oddělení.

Tlačítkem Odeslat pozvánku se pozvánka založí a odešle. Systém potvrdí hláškou „Pozvánka byla odeslána."

Pravidla pozvánek

Co systém odmítne

• Sami sebe pozvat nelze.
• Uživatel, který už patří do jiné organizace, pozvat nelze — „Tento uživatel je členem jiné organizace."
• Uživatel, který už je členem této organizace, pozvat nelze — „Tento uživatel je již členem organizace."
• Nevyplněný e-mail, oddělení nebo role — „Vyplňte e-mail, oddělení a roli."

Další pravidla:

• Na jednu e-mailovou adresu existuje v organizaci nejvýše jedna nepřijatá pozvánka. Opakované pozvání téhož e-mailu tu stávající přepíše — nastaví nové oddělení, roli a nový odkaz.
• Odkaz v pozvánce platí 7 dní. Po uplynutí je potřeba pozvánku odeslat znovu.
• Pokud se pozvánku nepodaří odeslat e-mailem, zůstane založená a systém upozorní: „Pozvánka byla vytvořena, ale e-mail se nepodařilo odeslat. Zkuste jej odeslat znovu."

Zákaznická skupina pozvaného

Pozvaný uživatel dostane stejnou zákaznickou skupinu, jakou má vlastník organizace. To znamená, že se na něj vztahují stejné ceny a cenová pravidla jako na firmu.

Práce s nepřijatými pozvánkami

U řádků se stavem Pozvaný jsou k dispozici dvě akce:

• Znovu pozvat (ikona obálky): vygeneruje nový odkaz s novou platností a odešle pozvánku znovu. Potvrzení: „Pozvánka byla znovu odeslána."
• Zrušit pozvánku: pozvánku odstraní; systém se předtím zeptá na potvrzení. Potvrzení: „Pozvánka byla zrušena."

Přijetí pozvánky

Pozvaný člověk dostane e-mail s tlačítkem Přijmout pozvánku. Odkaz vede na stránku pozvánky, která se zachová podle toho, v jakém stavu je příjemce:

Situace příjemce	Co se stane
Přihlášen pod pozvaným e-mailem	Zobrazí se potvrzovací stránka s tlačítkem Přijmout a připojit se.
Přihlášen pod jiným účtem	Systém požádá o odhlášení a přihlášení pod pozvaným e-mailem.
Nepřihlášen, e-mail už u e-shopu registrovaný	Přesměrování na přihlášení; po přihlášení se vrátí na pozvánku.
Nepřihlášen, e-mail neznámý	Přesměrování na registraci s předvyplněným e-mailem; po registraci se vrátí na pozvánku.
Odkaz je neplatný nebo prošlý	Zobrazí se stránka Neplatná pozvánka.

Potvrzovací stránka pozvánky — uvádí oddělení, organizaci a roli, kterou uživatel přijetím získá.

Prošlá nebo neplatná pozvánka — uživatel má požádat odesílatele o novou.

Po potvrzení se uživatel stane aktivním členem organizace a systém ho uvítá hláškou „Pozvánka byla přijata. Vítejte v organizaci."

Členství vzniká až kliknutím na potvrzení

Samotné otevření odkazu z e-mailu členství nevytvoří — vzniká teprve potvrzením na stránce pozvánky. Náhledy odkazů v e-mailových klientech tak pozvánku nemohou spotřebovat.

Pokud pozvaný uživatel mezitím vstoupil do jiné organizace, přijetí neprojde: „Jste již členem jiné organizace, proto pozvánku nelze přijmout."

Detail uživatele

Kliknutím na jméno (nebo ikonou oka) se otevře detail uživatele. V záhlaví je jméno, stav a e-mail; pod ním lišta akcí a záložka Oddělení s přehledem členství.

Detail uživatele — v záložce Oddělení je u každého členství rozbalovací pole s rolí a ikona pro odebrání.

Co lze na detailu udělat:

• Přidat do oddělení: dialog, ve kterém se vybere oddělení a role. V nabídce jsou jen oddělení, kde uživatel ještě není. Když je přiřazený všude, zobrazí se místo tlačítka text „Uživatel je přiřazen do všech dostupných oddělení."
• Změnit roli v oddělení: rozbalovacím polem u příslušného řádku; změna se uloží okamžitě a systém potvrdí „Role byla změněna."
• Odebrat z oddělení: ikonou koše, po potvrzení. Systém potvrdí „Uživatel byl odebrán z oddělení."
• Deaktivovat / Aktivovat: přepne stav uživatele. Potvrzení „Uživatel byl deaktivován." / „Uživatel byl aktivován."

Strop oprávnění

Upravovat lze pouze uživatele s nižší rolí, než má přihlášený uživatel. Členy se stejnou nebo vyšší rolí nelze deaktivovat, měnit jim role ani je odebírat z oddělení. Vlastník může spravovat všechny ostatní členy, ale ani on nemůže upravovat sám sebe.

Časté dotazy (FAQ)

Pozvaný uživatel nedostal e-mail. Co dál?

Použijte u jeho řádku akci Znovu pozvat — vygeneruje se nový odkaz a pozvánka se odešle znovu. Zkontrolujte také, zda je e-mailová adresa zadaná správně; opakované pozvání téhož e-mailu stávající pozvánku jen přepíše, nevytvoří druhou.

Jak dlouho platí odkaz v pozvánce?

Sedm dní od vytvoření (nebo od posledního opětovného odeslání). Po prošlé platnosti se zobrazí stránka Neplatná pozvánka a je potřeba pozvánku odeslat znovu.

Můžu uživatele z organizace úplně odebrat?

Z jednotlivých oddělení ano — ikonou koše u příslušného členství. Pokud nemá patřit do firmy vůbec, je vhodnější ho deaktivovat: zůstane evidovaný, historie objednávek se zachová a nemůže za firmu jednat.

Proč nemůžu deaktivovat kolegu se stejnou rolí?

Kvůli stropu oprávnění. Zasahovat lze pouze do uživatelů s nižší rolí. Požádejte někoho s vyšší rolí — typicky vlastníka nebo hlavního administrátora.

Proč se v nabídce rolí nezobrazuje Schvalovatel?

Roli Schvalovatel lze přiřadit jen tehdy, když má organizace zapnuté schvalování objednávek. V běžné konfiguraci se nabízejí role Nákupčí a Manažer oddělení.

Uvidí nový uživatel firemní ceny hned po přijetí pozvánky?

Ano. Při přijetí získá zákaznickou skupinu vlastníka organizace, takže se na něj vztahují stejné ceny jako na firmu.

Související dokumentace

• Organizační účet (B2B) — přehled a role
• Organizační struktura
• Adresy organizace
• Nákup a objednávky
• Zákazníci (administrace)