Organizační účet (B2B) — přehled a role
Organizační účet dovolí firmě nakupovat na e-shopu pod jedním společným účtem ve více lidech — s odděleními, rolemi, firemním adresářem a cenami firmy. Tady najdete, jak účet vypadá, jaké role v něm jsou a odkud se berou ceny jeho členů.
O funkci
Organizační účet je varianta zákaznického účtu určená firmám, které na e-shopu nakupují ve více lidech. Místo jednoho přihlášení a jedné adresy dostane firma jeden nadřazený účet, pod který patří libovolný počet uživatelů rozdělených do oddělení (závody, pobočky, týmy). Fakturační údaje a doručovací adresy spravuje firma centrálně, každý uživatel má roli, která určuje, co smí vidět a měnit.
Byznysový přínos je ve třech věcech:
- Kontrola nad tím, kdo za firmu nakupuje. Firma sama zve a deaktivuje uživatele, přiřazuje jim oddělení a roli. E-shop nemusí zakládat účty ručně.
- Správnost fakturačních a dodacích údajů. Nakupující si nevymýšlí adresy — vybírá z adresáře, který spravuje jeho organizace. Fakturační údaje na objednávce se odvozují z organizace, ne z profilu jednotlivce.
- Jedny obchodní podmínky pro celou firmu. Ceny, sortiment a individuálně sjednané ceny se řídí vlastníkem organizace. Obsluha e-shopu je nastavuje jen jednou a platí pro každého člena.
Pro provozovatele e-shopu je organizační účet volitelná nadstavba: dokud není firemní (B2B) modul zapnutý, e-shop se chová jako čistě koncový (B2C) a zákazníci žádné firemní prvky nevidí.
Shrnutí
| Co organizace přináší | Kde se to nastavuje |
|---|---|
| Hierarchie oddělení s vlastními adresami a prodejními kanály | Organizační struktura |
| Uživatelé, role, pozvánky, deaktivace | Uživatelé organizace |
| Centrální adresář — fakturační a doručovací adresy | Adresy organizace |
| Společný a soukromý košík, firemní pokladna, viditelnost objednávek | Nákup a objednávky |
| Přepnutí koncového účtu na organizační | Přechod na firemní účet |
| Ceny, masky a parametry vlastníka, nastavení organizace | Zákazníci (administrace) |
Jak organizační účet vypadá pro uživatele
Uživatel, který organizaci spravuje, najde v zákaznickém účtu novou skupinu Moje organizace. Sedí mezi skupinami Moje nákupy a Můj účet a obsahuje odkazy na správu firmy — u každého je počet záznamů:
- Fakturační adresy
- Doručovací adresy
- Organizační struktura
- Uživatelé organizace
Zákaznický účet — skupina Moje organizace se čtyřmi odkazy a počty záznamů.
Skupina se zobrazí jen uživatelům s rolí Manažer oddělení a vyšší. Nákupčí ji nevidí vůbec: jeho účet zůstává jednoduchý, vidí jen vlastní objednávky.
Účet nákupčího — žádné firemní odkazy, v přehledu jen jeho vlastní objednávka.
Fakturační údaje u členů organizace
Členům organizace se v účtu nezobrazuje osobní stránka fakturačních údajů. Fakturační údaje drží organizace a spravují se na stránce Fakturační adresy. Vlastní doručovací adresy si člen organizace nezakládá.
Role a jejich rozsah
Role se přiřazuje vždy k oddělení, ne k celé firmě. Jeden uživatel může mít role v několika odděleních; systém pak pracuje s jeho nejvyšší rolí.
| Role | Rozsah působnosti |
|---|---|
| Vlastník | Celá organizace. Je to účet, na který je organizace vedena; nese hlavní fakturační adresu, adresář a obchodní podmínky celé firmy. |
| Hlavní administrátor | Celá organizace. Smí navíc zakládat kořenová oddělení. |
| Manažer oddělení | Oddělení, kde má roli, včetně všech jeho podřízených oddělení. |
| Schvalovatel | Role pro schvalování objednávek — viz poznámka níže. |
| Nákupčí | Pouze vlastní oddělení. Nakupuje, správu firmy nevidí. |
Při pozvání nebo změně role se nabízejí jen role Nákupčí a Manažer oddělení, a to jen ty, které jsou nižší než role toho, kdo zve — manažer oddělení tedy zve jen nákupčí, vlastník a hlavní administrátor mohou přidělit obě. Roli Hlavní administrátor nelze přidělit pozvánkou ani změnou role.
Role Schvalovatel
Roli Schvalovatel lze přiřadit pouze tehdy, když má organizace zapnuté schvalování objednávek. Bez něj se schvalovatel chová ve všem jako Nákupčí — nevidí správu firmy a vidí jen své objednávky. Pokud roli někdo z členů už má, zůstane u něj zobrazená, ale nedá se přiřadit dalším lidem.
Co která role smí
Oprávnění se skládají ze dvou pravidel. Rozsah říká, na která oddělení role dosáhne (viz tabulka výše). Strop říká, na koho smí uživatel působit: lze spravovat pouze uživatele s nižší rolí, nikdy se stejnou nebo vyšší.
| Činnost | Minimální role |
|---|---|
| Vidět organizační strukturu a uživatele organizace | Manažer oddělení |
| Zvát uživatele, měnit jim role, deaktivovat je | Manažer oddělení |
| Spravovat adresář (doručovací i fakturační adresy) | Manažer oddělení |
| Zakládat, upravovat a mazat oddělení ve svém podstromu | Manažer oddělení |
| Zakládat kořenové oddělení | Hlavní administrátor |
Co nejde nikomu
Nikdo — ani vlastník — nemůže přes firemní správu upravovat nebo odebírat sám sebe. Deaktivaci či odebrání z oddělení musí provést jiný uživatel s vyšší rolí. Osobní stránky (přihlašovací údaje, newsletter) tím dotčené nejsou.
Rozsah viditelnosti objednávek
Viditelnost objednávek kopíruje rozsah role:
- Vlastník a Hlavní administrátor vidí objednávky všech členů organizace.
- Manažer oddělení vidí objednávky členů svého oddělení a všech jeho podřízených oddělení.
- Nákupčí (a schvalovatel bez zapnutého schvalování) vidí pouze své vlastní objednávky.
Podrobnosti a filtry popisuje Nákup a objednávky.
Jak se určují ceny členů organizace
Členové organizace nemají vlastní obchodní podmínky — přebírají je od vlastníka organizace. Týká se to:
- zákaznické skupiny vlastníka — tedy cen a cenových pravidel, která k ní patří, i doprav a plateb, které jsou na zákaznickou skupinu vázané,
- masek produktů vlastníka — člen vidí stejný sortiment jako vlastník,
- parametrů zákazníka vlastníka,
- individuálních cen, které má vlastník sjednané.
Stejně se člen ocení všude, kde se ceny počítají: na e-shopu, na dokladu, který pro něj obsluha sestaví v administraci, i na pokladně.
Podmínky se berou z vlastníka v okamžiku výpočtu, nikam se nekopírují. Když obsluha vlastníkovi změní zákaznickou skupinu nebo individuální cenu, všichni členové ji uvidí hned při dalším načtení stránky.
Dědí jen členové ve stavu Aktivní a Pozastavený. Uživatel ve stavu Pozvaný, který pozvánku ještě nepřijal, se řídí svými dosavadními podmínkami; firemní ceny dostane až přijetím pozvánky.
Individuální cenu sjednávejte vlastníkovi
V administraci jsou na detailu člena zákaznická skupina, masky a parametry zobrazené jako uplatněné hodnoty zděděné od vlastníka a nedají se tam měnit. Individuální cenu pro člena administrace také nedovolí založit. Chcete-li firmě nastavit jiné ceny, upravte je u vlastníka organizace — viz Zákazníci a Kalkulované ceny.
Jak organizace vzniká
Organizace vzniká dvěma cestami:
- Zákazník si účet přepne sám na stránce svých fakturačních údajů — pokud to provozovatel e-shopu povolí. Postup a podmínky popisuje Přechod na firemní účet.
- Obsluha e-shopu ji založí v administraci — buď při zakládání nového zákazníka volbou typu Organizace, nebo přepnutím existujícího zákazníka. Viz Zákazníci.
Zákazník, který organizaci vytvoří, se stává jejím vlastníkem a zároveň prvním členem. Prvním krokem po vzniku organizace je založení oddělení — bez oddělení není kam zvát uživatele.
Doporučený postup zavedení
- Nastavte obchodní podmínky vlastníkovi — zákaznickou skupinu, masky a případné individuální ceny. Platí pro všechny členy.
- Založte oddělení podle skutečné struktury firmy (například
Centrálaa pod níProvoz PrahaaProvoz Brno). - Vložte doručovací adresy a přiřaďte je k oddělením, která na ně mají doručovat.
- Zkontrolujte fakturační adresy — objednávky všech oddělení se fakturují na výchozí fakturační adresu organizace. Vlastní fakturační adresa oddělení se na objednávky uplatní jen tehdy, když má organizace zapnutou volbu Fakturace dle oddělení (nastavení organizace).
- Pozvěte uživatele a přiřaďte jim oddělení a roli.
- Ověřte pokladnu pod jedním z nákupčích — musí vidět aspoň jednu doručovací adresu svého oddělení.
Časté dotazy (FAQ)
Může jeden uživatel patřit do dvou organizací?
Nemůže. Uživatel je vždy členem nejvýše jedné organizace. Pozvánku do druhé organizace systém odmítne s vysvětlením, že uživatel už je členem jiné organizace.
Může být jeden uživatel ve více odděleních?
Ano, a v každém může mít jinou roli. Pro oprávnění se uplatní jeho nejvyšší role, pro nákup se řídí oddělením, které má právě přepnuté.
Uvidí nákupčí ceny a slevy své firmy?
Ano, jakmile přijme pozvánku. Od té chvíle se na něj vztahují zákaznická skupina, masky produktů, parametry a individuální ceny vlastníka organizace — na e-shopu, na dokladech i na pokladně. Změna u vlastníka se u všech členů projeví okamžitě.
Můžu jednomu členovi nastavit jinou cenovou skupinu než zbytku firmy?
Ne. Zákaznickou skupinu, masky, parametry ani individuální ceny členovi administrace změnit nedovolí — platí ty vlastníkovy. Obchodní podmínky se mění vždy u vlastníka, a tím pro celou organizaci.
Nakupují uživatelé organizace na stejném e-shopu jako koncoví zákazníci?
Ano. Katalog i pokladna jsou tytéž, ceny se jen řídí podmínkami vlastníka organizace. Organizační účet navíc přidává výběr oddělení, firemní adresář a — pokud ho má organizace zapnutý — společný košík. Koncoví zákazníci žádnou z těchto věcí nevidí.
Co se stane, když se uživatel deaktivuje?
Zůstane v organizaci evidovaný se stavem Pozastavený a kdykoli ho lze znovu aktivovat. Jeho historické objednávky zůstávají zachovány a ceny se mu dál počítají podle vlastníka organizace.