Organizační struktura

Oddělení jsou stavební prvek firemního nákupu: určují, kdo za firmu nakupuje, kam se doručuje, na koho se fakturuje a v jakém prodejním kanálu — a tím i v jaké měně — se nakupuje. Bez oddělení nelze zvát uživatele ani nakupovat.

O funkci

Oddělení je nákladové a doručovací místo firmy — závod, pobočka, tým. Vytváří strom: každé oddělení může mít podřízená oddělení a spolu tvoří hierarchii, podle které se řídí čtyři věci:

• Kdo na co dosáhne. Manažer oddělení spravuje své oddělení i všechna podřízená; nákupčí pouze to své.
• Kam se doručuje. Doručovací adresy jsou vázané na oddělení. Nakupující si u pokladny vybírá jen z adres svého oddělení a jeho podřízených oddělení.
• Na koho se fakturuje. Oddělení má buď vlastní fakturační adresu, nebo ji dědí od nadřazeného oddělení, a to až po výchozí fakturační adresu organizace.
• V jakém prodejním kanálu se nakupuje. Kanál určuje měnu nákupu i země, do kterých lze doručovat. Oddělení ho má nastavený samo, nebo ho převezme od nadřazeného oddělení.

Stránku vidí uživatelé od role Manažer oddělení výš; nákupčí na ni nemá přístup. Každý vidí jen tu část stromu, na kterou dosáhne jeho role. Stránku uživatel najde v zákaznickém účtu ve skupině Moje organizace pod odkazem Organizační struktura.

Výpis oddělení

Přehled zobrazuje plochý seznam oddělení odsazený podle úrovně zanoření se sloupci Název oddělení a Počet členů. Kliknutím na název (nebo ikonou oka) se otevře detail oddělení; tlačítkem Přidat oddělení se zakládá nové.

Organizační struktura — odsazení naznačuje zanoření; sloupec Počet členů udává přímá členství v daném oddělení.

Počet členů se nepočítá do hloubky

Sloupec Počet členů ukazuje přímá členství v daném oddělení. Uživatelé, kteří na oddělení dosáhnou z nadřazené úrovně (typicky manažeři), se do čísla nepočítají.

Založení a úprava oddělení

Tlačítko Přidat oddělení na výpisu otevře dialog pro založení, tlačítko Upravit oddělení na detailu dialog úpravy. Oba mají stejná pole, jen Nadřazené oddělení se volí pouze při založení.

Dialog pro založení oddělení — nadřazené oddělení lze nechat na hodnotě Žádné (kořenové).

• Název oddělení (povinné): jak se oddělení jmenuje (například Provoz Praha). Bez názvu se oddělení nezaloží.
• Fakturační adresa oddělení: buď Výchozí (zdědit z nadřazeného oddělení) — u kořenového oddělení popsané jako Výchozí (fakturační adresa organizace) — nebo konkrétní adresa. Nabídka obsahuje výchozí fakturační adresu organizace a všechny adresy, které už některé oddělení používá.
• Povolené kanály: prodejní kanály, mezi kterými si nakupující v oddělení smí přepínat. Nabídka obsahuje všechny kanály e-shopu; vybírá se jich libovolný počet. Prázdný výběr znamená, že se nakupuje jen v kanálu oddělení.
• Kanál oddělení: kanál, ve kterém se v oddělení nakupuje, nebo Výchozí (zdědit z nadřazeného oddělení). Jakmile vyberete povolené kanály, nabídka se zúží právě na ně.
• Nadřazené oddělení (jen při založení): Žádné (kořenové) nebo existující oddělení, pod které se nové oddělení zařadí.

Dialog úpravy oddělení — oddělení smí nakupovat ve dvou kanálech a výchozí z nich je nastavený jako Kanál oddělení.

Kořenové oddělení smí zakládat jen hlavní administrátor

Oddělení bez nadřazeného (kořenové) je zásah do struktury celé firmy, proto ho smí založit pouze vlastník nebo hlavní administrátor. Manažer oddělení může zakládat pouze pododdělení uvnitř svého podstromu.

Kdy systém uložení odmítne

Uložení se nezdaří a systém vypíše upozornění, když:

• jsou vybrané Povolené kanály, ale Kanál oddělení je ponechaný na zdědění — „Povolené kanály se čtou z oddělení, které určuje kanál — vyberte proto i výchozí kanál tohoto oddělení.",
• by některá doručovací adresa oddělení nebo jeho podřízených oddělení ležela v zemi, kterou už žádný z jejich kanálů neobsluhuje — „Změnu nelze uložit: tyto doručovací adresy by přestaly být obsluhovatelné: …". Hláška vyjmenuje oddělení a adresy; ty je potřeba nejdřív odpojit.

Fakturační adresu a kanály systém vyhodnocuje najednou: nejdřív použije novou fakturační adresu, pak nové kanály. Když kombinace neprojde, neuloží se žádná ze změn v dialogu. Nové oddělení, které neprojde, se nezaloží.

Nově založené oddělení nemá přiřazenou žádnou doručovací adresu a nezobrazuje se proto v přepínači oddělení u nákupu, dokud mu adresu nepřidělíte.

Jak se určuje prodejní kanál oddělení

Prodejní kanál s sebou nese měnu, ve které se nakupuje, a země, do kterých lze doručovat. Oddělení proto nemá vlastní seznam měn — měna vždy vyplývá z kanálu. Systém kanál hledá v tomto pořadí:

1. Kanál oddělení nastavený přímo na oddělení.
2. Kanál nejbližšího nadřazeného oddělení, které ho má nastavený — a spolu s ním i povolené kanály tohoto nadřazeného oddělení.
3. Pokud kanál nemá nastavený oddělení ani žádné nadřazené, vybere se kanál, který obsluhuje zemi skutečné fakturační adresy oddělení. Obsluhuje-li ji kanálů víc, má přednost výchozí kanál e-shopu.
4. Když nevyjde ani to, oddělení kanál nemá. Do takového oddělení se nelze přepnout a nelze z něj dokončit objednávku; systém vypíše „Pro toto oddělení nelze určit prodejní kanál. Doplňte fakturační adresu nebo kanál přiřaďte ručně."

Kanál a povolené kanály jdou vždy spolu

Povolené kanály se berou ze stejného oddělení, které určuje kanál. Pododdělení, které kanál dědí, dědí i výběr povolených kanálů. Vlastní výběr povolených kanálů proto dává smysl jen spolu s vlastním kanálem oddělení — odtud pravidlo, že povolené kanály bez kanálu oddělení uložit nelze.

Příklad: oddělení Centrála má kanál s korunami a smí přepínat i na kanál s eury. Jeho pododdělení Provoz Praha nemá nic nastaveno, takže nakupuje v korunách a může přepnout na eura. Pododdělení Provoz Bratislava má vlastní kanál pro Slovensko — nakupuje v eurech a doručovat smí jen do zemí tohoto kanálu.

Detail oddělení

Detail má v záhlaví název oddělení, pod ním nadřazené oddělení a lištu akcí Přidat člena, Přidat adresu, Upravit oddělení a Smazat oddělení. Obsah je rozdělený do čtyř záložek.

Seznam přímých členů oddělení se jménem a rolí. Roli lze změnit přímo v seznamu rozbalovacím polem — změna se uloží okamžitě. Ikonou koše se člen z oddělení odebere (systém se předtím zeptá na potvrzení); z organizace tím nezmizí, jen přestane patřit k tomuto oddělení.

Nabídka rolí je omezená stropem — uživatel může přiřazovat jen role nižší, než je ta jeho. Členy se stejnou nebo vyšší rolí nelze upravovat vůbec; u nich se role zobrazí jen jako text. Tlačítko Přidat člena nabízí jen uživatele, kteří už přijali pozvánku do organizace.

Záložka Členové — u členů, které smí přihlášený uživatel spravovat, je role editovatelná; vpravo je ikona pro odebrání z oddělení.

Dědění fakturační adresy

Fakturační adresa se hledá vzhůru po stromu, dokud se nenajde nastavená hodnota:

1. vlastní fakturační adresa oddělení,
2. adresa nadřazeného oddělení,
3. … a tak dál až ke kořeni,
4. výchozí fakturační adresa organizace jako poslední záchranná síť.

Výsledek je vždy vidět v záložce Info oddělení jako Skutečná fakturační adresa. Na objednávky oddělení se uplatní jen tehdy, když má organizace zapnutou volbu Fakturace dle oddělení; jinak se všechny objednávky členů fakturují na výchozí fakturační adresu organizace. Země skutečné fakturační adresy ale platí vždy: podle ní se vybírá prodejní kanál oddělení, které žádný kanál nastavený nemá.

Doručovací adresy se naproti tomu nedědí — každé oddělení musí mít vlastní.

Mazání oddělení

Oddělení lze smazat tlačítkem Smazat oddělení na jeho detailu. Systém mazání odmítne ve dvou případech:

• Oddělení má pododdělení — „Nelze smazat oddělení s pododděleními. Nejprve smažte nebo přesuňte podřízená oddělení."
• Oddělení má členy — „Nelze smazat oddělení s aktivními členy. Nejprve odeberte všechny členy."

Postupujte tedy odspodu: nejdřív členy, pak podřízená oddělení, nakonec samotné oddělení.

Časté dotazy (FAQ)

Jak nastavím, aby oddělení nakupovalo v eurech?

Měna se nevolí zvlášť — vyplývá z prodejního kanálu. V dialogu Upravit oddělení vyberte jako Kanál oddělení kanál, který prodává v eurech. Má-li oddělení nakupovat střídavě v korunách i v eurech, vyberte oba kanály v Povolených kanálech a jeden z nich jako Kanál oddělení; mezi nimi pak nakupující přepíná v nabídce oddělení.

Proč nejde uložit změnu kanálu?

Nejčastěji proto, že by některá doručovací adresa oddělení nebo jeho pododdělení zůstala v zemi, kam nový kanál nedoručuje. Hláška adresy vyjmenuje — odpojte je na záložce Dodací adresy a změnu uložte znovu. Druhou příčinou bývají povolené kanály bez vybraného kanálu oddělení.

Proč nevidím celou strukturu firmy?

Vidíte jen tu část stromu, na kterou dosáhne vaše role. Manažer oddělení vidí své oddělení a všechna podřízená; nadřazená a sousední oddělení v seznamu nejsou. Kompletní strukturu vidí vlastník a hlavní administrátor.

Proč se moje nové oddělení nedá vybrat při nákupu?

V přepínači oddělení se nabízejí jen oddělení, která mají alespoň jednu doručovací adresu. Bez adresy by nakupující uvázl u pokladny, takže se takové oddělení skryje. Přidejte adresu na záložce Dodací adresy.

Jak nastavím, aby jedno oddělení fakturovalo na jinou firmu?

Vytvořte tuto adresu v Fakturačních adresách a pak ji oddělení přiřaďte v dialogu Upravit oddělení. Podřízená oddělení, která dědí, ji převezmou také. Na objednávkách se adresa oddělení projeví, jen když má organizace zapnutou volbu Fakturace dle oddělení.

Můžu oddělení přesunout pod jiné nadřazené oddělení?

V zákaznickém účtu ne — dialog úpravy nadřazené oddělení nenabízí. Přesun může provést obsluha e-shopu v administraci na detailu vlastníka organizace (viz Zákazníci). I tam platí, že přesun neprojde, pokud by doručovací adresy přesouvaného oddělení přestaly být obsluhovatelné.

Související dokumentace

• Organizační účet (B2B) — přehled a role
• Uživatelé organizace
• Adresy organizace
• Nákup a objednávky
• Zákazníci (administrace)