Organizační struktura
Tato stránka popisuje oddělení organizačního účtu — jak se zakládají, co se u nich nastavuje a jak se dědí fakturační adresa. Oddělení je základní stavební prvek firemního nákupu: bez něj nelze zvát uživatele ani nakupovat.
O funkci
Oddělení je nákladové a doručovací místo firmy — závod, pobočka, tým. Vytváří strom: každé oddělení může mít podřízená oddělení a spolu tvoří hierarchii, podle které se řídí tři věci:
- Kdo na co dosáhne. Manažer oddělení spravuje své oddělení i všechna podřízená; nákupčí pouze to své.
- Kam se doručuje. Doručovací adresy jsou vázané na oddělení. Nakupující si u pokladny vybírá jen z adres svého oddělení a jeho podřízených oddělení.
- Na koho se fakturuje. Oddělení má buď vlastní fakturační adresu, nebo ji dědí od nadřazeného oddělení, a to až po výchozí fakturační adresu organizace.
Stránku vidí uživatelé od role Schvalovatel výš; nákupčí na ni nemá přístup. Každý vidí jen tu část stromu, na kterou dosáhne jeho role.
Výpis oddělení
Přehled zobrazuje plochý seznam oddělení odsazený podle úrovně zanoření se sloupci Název oddělení a Počet členů. Kliknutím na název (nebo ikonou oka) se otevře detail oddělení; tlačítkem Přidat oddělení se zakládá nové.
Organizační struktura — odsazení naznačuje zanoření; sloupec Počet členů udává přímá členství v daném oddělení.
Stránku uživatel najde v zákaznickém účtu ve skupině Moje organizace pod odkazem Organizační struktura.
Počet členů se nepočítá do hloubky
Sloupec Počet členů ukazuje přímá členství v daném oddělení. Uživatelé, kteří na oddělení dosáhnou z nadřazené úrovně (typicky manažeři), se do čísla nepočítají.
Založení oddělení
Tlačítko Přidat oddělení otevře dialog:
Dialog pro založení oddělení — nadřazené oddělení lze nechat na hodnotě Žádné (kořenové).
- Název oddělení (povinné): jak se oddělení jmenuje (například
Provoz Praha). Bez názvu se oddělení nezaloží a systém vypíše upozornění. - Fakturační adresa oddělení: buď
Výchozí (zdědit z nadřazeného oddělení), nebo konkrétní adresa z fakturačního adresáře organizace. Nabídka obsahuje výchozí fakturační adresu organizace a všechny adresy, které už některé oddělení používá. - Nadřazené oddělení:
Žádné (kořenové)nebo existující oddělení. Volbou nadřazeného oddělení se nové oddělení zařadí do stromu pod něj.
Kořenové oddělení smí zakládat jen hlavní administrátor
Oddělení bez nadřazeného (kořenové) je zásah do struktury celé firmy, proto ho smí založit pouze vlastník nebo hlavní administrátor. Manažer oddělení může zakládat pouze pododdělení uvnitř svého podstromu.
Nově založené oddělení nemá přiřazenou žádnou doručovací adresu a nezobrazuje se proto v přepínači oddělení u nákupu, dokud mu adresu nepřidělíte.
Detail oddělení
Detail má v záhlaví název oddělení, pod ním nadřazené oddělení a lištu akcí Přidat člena, Přidat adresu, Upravit oddělení a Smazat oddělení. Obsah je rozdělený do čtyř záložek.
Seznam přímých členů oddělení se jménem a rolí. Roli lze změnit přímo v seznamu rozbalovacím polem — změna se uloží okamžitě. Ikonou koše se člen z oddělení odebere (systém se předtím zeptá na potvrzení); z organizace tím nezmizí, jen přestane patřit k tomuto oddělení.
Nabídka rolí je omezená stropem — uživatel může přiřazovat jen role nižší, než je ta jeho. Členy se stejnou nebo vyšší rolí nelze upravovat vůbec; u nich se role zobrazí jen jako text.
Záložka Členové — u členů, které smí přihlášený uživatel spravovat, je role editovatelná; vpravo je ikona pro odebrání z oddělení.
Úprava oddělení
Tlačítko Upravit oddělení otevře dialog s nastavením:
Dialog úpravy oddělení — u kořenového oddělení se nabídka nadřazeného oddělení nezobrazuje.
- Název oddělení: přejmenování oddělení.
- Fakturační adresa oddělení:
Výchozí (zdědit z nadřazeného oddělení)— u kořenového oddělení popsané jakoVýchozí (fakturační adresa organizace)— nebo konkrétní adresa z fakturačního adresáře. - Povolené měny: seznam měn, ve kterých smí oddělení nakupovat. Prázdný seznam znamená, že se použije výchozí měna prodejního kanálu.
Nabídka měn je omezená zemí fakturace
V nabídce se objeví jen měny, které jsou dostupné pro zemi skutečné fakturační adresy oddělení. Pokud vyberete měnu, která pro tuto zemi dostupná není, systém změnu odmítne s upozorněním „Vybraná měna není pro toto oddělení povolena."
Měnu a fakturaci měňte společně
Změna fakturační adresy může změnit zemi fakturace, a tím i dostupné měny. Systém obě změny vyhodnocuje najednou, takže je bezpečné je uložit v jednom kroku. Pokud kombinace neprojde, neuloží se ani jedna z nich.
Dědění fakturační adresy
Fakturační adresa se hledá vzhůru po stromu, dokud se nenajde nastavená hodnota:
- vlastní fakturační adresa oddělení,
- adresa nadřazeného oddělení,
- … a tak dál až ke kořeni,
- výchozí fakturační adresa organizace jako poslední záchranná síť.
Výsledek je vždy vidět v záložce Info oddělení jako Skutečná fakturační adresa. Doručovací adresy se naproti tomu nedědí — každé oddělení musí mít vlastní.
Mazání oddělení
Oddělení lze smazat tlačítkem Smazat oddělení na jeho detailu. Systém mazání odmítne ve dvou případech:
- Oddělení má pododdělení — „Nelze smazat oddělení s pododděleními. Nejprve smažte nebo přesuňte podřízená oddělení."
- Oddělení má členy — „Nelze smazat oddělení s aktivními členy. Nejprve odeberte všechny členy."
Postupujte tedy odspodu: nejdřív členy, pak podřízená oddělení, nakonec samotné oddělení.
Časté dotazy (FAQ)
Proč nevidím celou strukturu firmy?
Vidíte jen tu část stromu, na kterou dosáhne vaše role. Manažer oddělení vidí své oddělení a všechna podřízená; nadřazená a sousední oddělení v seznamu nejsou. Kompletní strukturu vidí vlastník a hlavní administrátor.
Proč se moje nové oddělení nedá vybrat při nákupu?
V přepínači oddělení se nabízejí jen oddělení, která mají alespoň jednu doručovací adresu. Bez adresy by nakupující uvázl u pokladny, takže se takové oddělení skryje. Přidejte adresu na záložce Dodací adresy.
Jak nastavím, aby jedno oddělení fakturovalo na jinou firmu?
Vytvořte tuto adresu v Fakturačních adresách a pak ji oddělení přiřaďte v dialogu Upravit oddělení. Podřízená oddělení, která dědí, ji převezmou také.
Můžu oddělení přesunout pod jiné nadřazené oddělení?
Dialog úpravy nabízí pouze název, fakturační adresu a povolené měny. Nadřazené oddělení se volí při zakládání. Přesun struktury je proto potřeba řešit vytvořením nového oddělení a přesunem členů a adres.
Co znamená prázdná hodnota u povolených měn?
Že oddělení nemá vlastní výběr a nakupuje ve výchozí měně prodejního kanálu. V záložce Info je to popsané jako „Bez vlastního výběru — používá výchozí měnu kanálu."